Jobba mindre, få mer gjort!

Jobba mindre, få mer gjort!

Om bloggen

Välkommen till jakten på den perfekta arbetsdagen. Hur ser den ut för dig och för ditt företag? Få tips och idéer om hur du stressar mindre och får mer gjort. Här har jag sparat mina bästa inlägg sedan 2010. Hoppas att du hittar något som just du behöver.

Kaos i hjärnan? Gör en Kanban tavla

ProjektSkapad av Eva Jansén 06 apr, 2018 14:26:16

Svårt att greppa arbetssituationen? Många och komplexa arbetsuppgifter eller projekt på gång? Du är inte ensam om att ha svårt att överblicka situationen. En bra dag klarar vårt arbetsminne av att jobba med 9 saker samtidigt, en dålig dag 5 saker. Har du fler saker på gång eller arbetsuppgiften består av fler steg än arbetsminnet klarar av. Det är då vi upplever att vi inte greppar situationen och blir stressade. Lugn, det finns en bra metod att hantera detta; en Kanban tavla.

Metoden bygger på att vi har lättare att skapa en överblick och ta till oss komplexa saker om vi ser det visuellt. Genom att skriva ner varje enskild uppgift eller delsteg tömmer vi dessutom arbetsminnet och frigör därmed energi för att bättre kunna fokusera på det vi valt att prioritera. Dvs. det du jobbar med kommer troligtvis att gå betydligt fortare att utföra och med bättre kvalité.

Så hur jobbar du med en Kanban tavla?

1. Börja med att skriva ner alla arbetsuppgifter och/eller delsteg på post-it lappar.

2. Skapa en Kanban tavla på en skrivtavla eller kontorsvägg genom att skapa tre kolumner:

a. Att göra

b. Påbörjat

c. Klart

3. Placera post-it lapparna i den första kolumnen. Prioritera vad du ska börja med och flytta lappen till kolumnen Påbörjat. När du är klar med uppgiften flytta den till kolumnen Klart.

Vill du få än bättre överblick kan du dela upp Kanban tavlan i flera arbetsområden eller projekt genom att gruppera post-it lapparna och skapa vågräta linjer. Se bilden.

Vill du hellre jobba digitalt finns det en uppsjö av olika program du kan använda. Ett av dem är Trello, som bjuder på lite inspiration om olika sätt att använda en Kanban tavla.


Lycka till med att skapa en mer överskådlig och produktiv arbetssituation!






Misslyckade projekt - kan de förebyggas?

ProjektSkapad av Eva Jansén 06 apr, 2018 11:16:07

Tyvärr är det fortfarande alldeles för många projekt som inte lyckas att nå sitt mål. Tittar man på de vanligaste orsakerna, kan man konstatera att med lite bättre framförhållning hade varit möjligt att undvika misslyckandet. Här är det fem vanligaste skälen:

1. Dålig kunskap om projektledning.
Det är inte ovanligt att en medarbetare utan erfarenhet av projekt blir utsedd till projektledare. Ju komplexare projekt, dvs. ju fler personer involverade och ju fler uppgifter som ska lösas desto större krav ställs på personen.
Lösning: Skaffa sig en grundläggande förståelse för hur projekt processen ser ut och projektledarens olika arbetsuppgifter. Skaffa internt eller externt stöd från någon erfaren projektledare.

2. Dåligt definierat syfte och mål.
Vi människor tolkar saker utifrån våra egna erfarenheter, vilket betyder att saker lätt kan tolkas på ett helt annat sätt än det var tänkt. Speciellt farligt om projektgruppen har en helt annan tolkning än vad kund eller projektbeställaren har.
Lösning: Definiera syfte och mål så detaljerat som möjligt innan start och ha en dialog med projektgruppen inför projektstarten. Då är chansen större att man har en bättre samsyn och når ett gemensamt mål.

3. Falska förväntningar.
Ju komplexare projekt desto större risk att kunden/projektbeställaren blir besvikna över det som levereras. Har kunden/projektbeställaren liten kunskap om området är faran stor att förväntningarna blir något helt annat än det som levereras.
Lösning: Som Projektledare bör du kommunicera kontinuerligt med mottagarna av projektet. Försök att på ett enkelt sätt visa eller beskriva vad ni har gjort och hur det kommer att se ut för mottagarna i slutet. Ju mer dialog med mottagarna under projektet desto mindre risk att de förväntar sig något annat än det som levereras.

4. Dåligt stöd av ledningen.
Under projektets gång kan det dyka upp frågor som snabbt behöver diskuteras och beslutas av högre ort. Går det inte att snabbt få kontakt med berörda är faran att projektarbete avstannar.
Det är projektbeställaren som har ansvar för leveransen av projektet. Deltar inte projektbeställaren i projektarbetet och kvalitetskontrollerna är faran att det levereras fel saker.
Lösning: Med en kontinuerlig och öppen dialog med projektbeställare och ledningsgrupp, kan projektledare få stöd vid behov och slippa onödiga avbrott i projektarbetet. Med en aktiv projektbeställare är chansen större att projekt leveransen blir rätt.

5. Resursbrist
Projekt konkurrerar ofta med den vanliga linje verksamheten när det gäller resurser. Det är därför inte ovanligt att projektmedarbetare förväntas utföra sina vanliga arbetsuppgifter parallellt med att delta i projektet. Det är lätt att det uppstår intressekonflikter mellan projektledare och linjechef om vad som bör prioriteras och vad medarbetaren ska fokusera på.
Lösning: Projektbeställare och ledningsgrupp, behöver vara tydlig med att projektet är prioriterat före den vanliga verksamheten.

(Fritt efter: Peter Taylor, The Lazy Project Manager)

















Vågar du jobba med din motsats?

ProjektSkapad av Eva Jansén 04 jun, 2012 17:46:34

Beroende på vilken ledartyp du är kan du tillföra olika egenskaper till avdelningen, organisationen eller projektet.

Tänkaren ser ofta till helheten och kan se bortom aktuella projekt och deadlines och skissa på en plan för framtiden. Han kan skifta mellan företagets perspektiv och dess kapacitet för att åstadkomma omvälvande resultat för sin organisation.

Utföraren är en detaljorienterad planerare. Han har förmåga att noggrant och obevekligt slutföra ett projekt. Utföraren kan instinktivt identifiera risker och utarbeta fungerande lösningar. Han sätter fasta mål och är duktig på att komma till nästa mål.

Få människor faller uteslutande i den ena eller andra rollen, och ibland är valet av roll lika mycket situationsanpassat som det är personlighetsstyrt.

Men flera exempel i verkliga livet visar att vissa människor verkligen fungerar bäst i en roll eller det andra. Och när en uppfinningsrik tänkare paras med en effektiv utförare, är resultatet mycket större än summan av dess delar. Två exempel på lyckade samarbeten är : Bill Gates och Steve Ballmer samt Steve Jobs och Steve Wozniak.

Gates, var naturligtvis Microsofts teknik visionär och marknad strateg. Medan Steve Ballmer var företagets högsta taktiker, som ansvarar för allt från transport de första operativsystem att anställa de bästa personalen. Gates skulle identifiera nya marknader för Microsofts programvara, men det var Ballmer, som ritade strategier för att nå ut på dem.

Apple grundare och fd. VD Steve Jobs var en visionär som kunde visualisera stora förändringar i det tekniska landskapet. Men Jobs framgångar skulle inte ha hänt utan taktikern och utföraren Steve Wozniak, en skicklig ingenjör med en förkärlek för tekniskt mixtrande.

Vilken ledartyp är du? Hur skulle det vara om du samarbetade med din motsats? Vilka effekter skulle det få?

(Källa:Mindjet)

Utnyttja dina resurser rätt – boosta projektgruppen!

ProjektSkapad av Eva Jansén 07 maj, 2012 13:49:23

Så var det dags att sätta igång ett nytt projekt och sätta ihop projektgruppen. Oavsett hur du sätter ihop gruppen kan det vara värt att tänka till vad de olika projektmedarbetarna kan tillföra. Dels för att du får en bättre kvalité på projektet och dels för att det stimulerar och motiverar medarbetarna. Får du stimulerade medarbetare ökar produktiviteten och chansen ökar att projektet blir färdigt i tid.

Enligt Timothy Butler, chef för Harvard Business Schools karriärutvecklingsprogram och James Waldroop, från Peregrine Partners, kan du utgå från fyra dimensioner när du matchar projektroller mot varje medarbetares egenskaper och färdigheter. De fyra dimensionerna är:

1. Påverka

2. Personliga kontakter

3. Visualisera projektmål

4. Leda gruppen

Påverka

Personer som är duktiga på att påverka andra är även duktiga på att förhandla och övertyga andra. De älskar att ha dela med sig av sin kunskap och sina idéer. De är också duktiga på att nätverka och skapa strategiska relationer och kontakter.

Dessa personer kan användas för att sälja in projektet internt, vara kontaktperson mot projektbeställaren eller motivera de andra projektmedarbetarna.

Personliga kontakter

Personer som är bra på personliga kontakter, är duktiga på att känna av stämningen i gruppen och kan stötta de olika projektmedarbetarna. De känner av om motivationen tryter eller om det finns någon typ av konflikt inom gruppen.

Dessa personer kan användas för att hitta vad som stimulerar de olika projektmedarbetarna, hur produktivitetstakten är i gruppen och stötta vid ev. konflikter.

Visualisera projektmål

Är projektet olikt andra projekt ni jobbat med tidigare, är det viktigt att alla medarbetare förstår vad huvudsyftet är med projektet och vad det är ni ska uppnå. Då kan personer som är duktiga på att visualisera projektmål vara en tillgång.

De kan öka förståelsen för vad ni ska uppnå genom att skapa informationsmaterial, exempel eller modeller.

Leda gruppen

Personer som är duktiga på att leda, lyckas genom att agera med andra. Till skillnad från de personer som motiverar och inspirera, så är gruppledaren mer fokuserad på att medarbetarna når de utsatta målen och processerna för att nå målen. De kan alltså användas för att säkerställa att tidsplaner hålls och att uppgifterna blir utförda.

Det kan vara svårt att identifiera vem i gruppen som har de olika egenskaperna. Enklast är att ställa dem frågan vad de gillar bäst med att jobba i projekt. Då kan du ofta höra vad som stimulerar dem. Du kan även studera medarbetarna under projektets gång, för att se om de använder sig av sina färdigheter.

När du väl kartlagt egenskaperna är det dags att dela ut de olika rollerna till rätt person. Genom att det är uttalat att detta ingår i personens uppgifter och att han/hon fått detta p g a sina färdigheter, så stimulerar du den enskilda individen, samtidigt som hela gruppen och projektet drar fördel av färdigheterna.

(Fritt från “Four Dimensions of Relational Work” Timothy Butler och James Waldroop)

Lyckas med komplexa projekt

ProjektSkapad av Eva Jansén 28 mar, 2012 16:42:44

”Passion for Projects” är PMI:s årliga kongress i projektledning. Jag hade möjlighet att delta på årets kongress och lyssna till många intressanta föreläsare som pratade om projektledning och projekt i olika vinklar. En av föreläsarna var Ole Jonny Klakegg, Professor i Projektledning på NTNU i Trondheim Han hade tillsammans med ett brittiskt och ett australiensiskt team forskat i hur du på bästa sätt fångar upp ev. problem som uppstår under projektets gång och löser dem innan de blir allvarliga. De tittade på ett antal projekt i olika storlekar, bl a en omdragning av en trafikled i centrala Oslo.

Slutsatsen de kom fram till var att ju mer komplex projektet var desto mer tenderade dokumentationen av projektet att växa. Det skapades rapporter i olika former och till olika instanser. Men istället för att underlätta överblicken av projektet, så skapade dokumentationen en ökad komplexitet. Vilket medförde att det var svårt att snabbt fånga upp ev. problem som dök upp i ett tidigt skede. Det bästa sättet för att fånga upp problemen var att minska på dokumentationen och istället öka kommunikationen inom projektet. Ju mer kommunikation desto bättre överblick av situationen. Lösningen var alltså tvärtemot hur vi normalt agerade vid komplexa projekt. Ska bli intressant att se hur många projektledare och större projekt som vågar ta till sig detta och minska på dokumentationen.

Konsten att snabba upp gruppbeslut

ProjektSkapad av Eva Jansén 22 feb, 2012 13:23:49

Det är dags att dra igång ett nytt intern projekt, gruppen är samlad för att diskutera innehållet av projektet. Genast blir det en intensiv diskussion då gruppmedlemmarna har olika åsikter om innehållet och diskussionen tenderar till att bli långdragen. Det är då du kan ha nytta av Hartnetts CODM modell för att snabbare nå konsensus och därmed ett beslut. På köpet får du en väl analyserad fråga och ett välgrundat beslut.

CODM (Consensus-Oriented Decision-Making) modellen är utvecklad av psykologen Dr Tim Hartnett och består av sju steg:

1. Definiera problemet.

2. Ha en öppen diskussion.

3. Identifiera bakomliggande orosmoment.

4. Ta fram förslag.

5. Bestäm riktning.

6. Ta fram en accepterad lösning.

7. Avsluta

Genom att använda modellen involverar du gruppmedlemmarna att känna mer ansvar för beslutet du får fram fler kreativa lösningar och bättre beslut. Den är också användbar för komplexa projekt och problem, där det inte finns någon självklar lösning på problemet

Att använda CODM modellen

1. Definiera problemet
Se till att du har rätt personer involverade i processen, att de har tillgång till information, material och resurser som de behöver för att skapa bra idéer. Identifiera och definiera problemet som du vill lösa. Du behöver också bestämma hur ni ska agera på beslut under projektets gång. Måste alla vara överens om beslutet eller räcker det med att en majoritet röstar för beslutet?

2. Ha en öppen diskussion
Sammankalla till ett möte. Presentera problemet som ska diskuteras och verka för att det blir en öppen dialog. Målet är att ta fram så många idéer och lösningar som möjligt. Notera alla idéer som dyker upp och spara listan till steg 4.

3. Identifiera bakomliggande orosmoment.
Med bakomliggande orosmoment menar Hartnett att hitta ev. begränsningar och problem som kan dyka upp under projektets gång. Identifiera de olika projektintressenterna, som påverkas av beslutet. Gå igenom varje intressent och identifiera dennes orosmoment.

4. Ta fram förslag
Ta nu fram listan på idéer ni skapade i steg 2. Gå igenom en idé i taget och jämför dem med de orosmoment gruppen tog fram i steg 3. Motivera gruppmedlemmarna att vidareutveckla idéerna. Detta steg är avslutat när ni har utvecklat de ursprungliga idéerna till mer detaljerade förslag. Det är viktigt att ni inte värderar förslagen utan väntar med att avfärda någon idé.

5. Bestäm riktning
Nu är det dags att välja ut det bästa förslaget. Gå igenom varje enskilt förslag igen och be gruppmedlemmarna ta fram för och nackdelar. Därefter tar ni beslut vilket förslag som ni ska arbeta utifrån.

6. Ta fram en accepterad lösning
I detta steg ska ni förbättra det valda förslaget. Gå igenom de orosmoment ni tagit fram i steg 3 igen. Finns det ytterligare orosmoment? Förbättra lösningarna på de befintliga orosmomenten och hitta lösningar för de nya.

7. Avsluta
Nu bör du ha en lösning som de flesta i gruppen är nöjda med. Bekräfta detta genom att rösta ännu en gång. Om gruppmedlemmarna ska delta i projektet kan du även använda detta steg för att be deltagarna om deras stöd vid implementeringen av projektet. Stödet kan bestå av att de medverkar vid implementeringen eller tillhandahåller resurser och experthjälp.

Modellen kan tyckas krånglig med flera steg, men kan hinnas med under ett enda möte om frågan är tillräckligt definierad. Dessutom går processen fortare ju oftare ni använder den.

Hur planerar vi egentligen?

ProjektSkapad av Eva Jansén 07 nov, 2011 16:45:51

Här om dagen hade jag förmånen att lyssna på ett föredrag som handlade om multi-tasking på projektnivå. Dvs. vad händer om du har för många projekt på gång samtidigt och samma personer som jobbar med flera projekt samtidigt? Precis som vi multi-tasking på individ nivå går mycket tid åt till att fokusera om från ett projekt till ett annat, vilket ger en sämre produktivitet.

Dessutom har man konstaterat att redan på planeringsstadiet kan det gå fel. Låt oss säga att vi ska planera att leverera ett jobb till en kund, internt inom bolaget eller externt. Vi uppskattar att uppgiften kommer att ta ca 2 dagar. För att garderar oss mot ev. problem och förseningar som uppstår på vägen lägger vi till 3 extra dagar. Vi svarar alltså kunde att vi kan leverera om 5 dagar. Därefter jobbar vi vidare som vanligt, då det är gott om tid innan uppgiften ska vara färdigt. Så kör det ihop sig och vi kan inte påbörja arbetet förrän 1 ½ dag innan det ska levereras. Vi hamnar alltså i tidsnöd och tvingas jobba över för att leverera i tid. Men pga övertiden klarar vi av att leverera i tid och kunden är nöjd.

Nu kommer det intressanta. Nästa gång vi ska utföra en liknande uppgift, kommer vi bara komma ihåg att det var stressigt att hinna med och att det tog 5 dagar att utföra det hela. Vi kommer då omedvetet att lägga till några extra dagar och den här gången meddelar vi att det tar 7 dagar att utföra uppgiften. Vi kommer alltså att öka på tidsbufferten. Om vi istället utförde uppgiften i början av perioden och hade lite extra tid att finslipa den innan leverans. Skulle tre saker hända; mindre stress, snabbare leveranstid och en nöjdare kund.

Effektivare projekt?

ProjektSkapad av Eva Jansén 06 nov, 2009 17:03:56

Kommunikation verkar vara den senaste trenden i IT-världen. Google kommer snart att släppa Wave. Ett verktyg som enligt Google själva kan komma att ersätta mejl!

Det som är revolutionerande med Wave är att istället för att skicka mejl mellan varandra med den senaste versionen av dokument och svar på ställda frågor. Så görs detta direkt på en och samma plats. Dokumentet finns i en version och frågor, svar och kommentarer samlas på ett ställe. Du kan dessutom hålla möten via Wave där du kan se hur en annan mötesdeltagare skriver svaret ord för ord, utan fördröjning.

Själv ser jag framför mig hur jag slipper hundratal mejlkonversationer om olika projektpunkter, som jag förgäves försöker överblicka för att hitta det rätta mejlet. Att alltid ha den senaste versionen av dokumentet tilllgängligt och att kunna ha bättre möten även om man inte träffas fysiskt.

Vad tycker du? Skulle Wave hjälpa dig i ditt arbete eller är det ännu en "kul grej" som IT-världen tror vi behöver?

Nästa »