Jobba mindre, få mer gjort!

Jobba mindre, få mer gjort!

Om bloggen

Välkommen till jakten på den perfekta arbetsdagen. Hur ser den ut för dig och för ditt företag? Få tips och idéer om hur du stressar mindre och får mer gjort. Här har jag sparat mina bästa inlägg sedan 2010. Hoppas att du hittar något som just du behöver.

Har du kulturell Intelligens?

Organisations förändringSkapad av Eva Jansén 06 apr, 2018 11:27:03

Att jobba i en internationell miljö är alltid en utmaning, både som ledare och medlem i en internationell grupp. Det är svårare att kommunicera och samarbeta, ofta leder det till frustration för någon av parterna. Därför är det viktigt att vara kulturellt Intelligent för att få gruppen att fungera.

Du är kulturellt intelligent när du kan anpassa dig till olika kulturer och förstå människor värderingar, attityder och beteenden. Kulturellt intelligenta personer kan kommunicera, samarbeta och förhandla med människor med olika bakgrund. För att bli Kulturellt intelligent behöver du ha följande:

1. Drivkraft: Vara nyfiken på nya kulturer och nya miljöer.

2. Kunskap: Studera hur en kultur formar människors beteenden, värderingar och övertygelser.

3. Strategi: Hitta en strategi att kommunicera och samarbeta med personer från en specifik kultur.

4. Agerande: Uppföra sig utifrån de kulturella förutsättningarna och vara lyhörd för vad som förväntas i olika situationer.

Under de snart 30 år som jag jobbat med människor från alla kontinenter kan jag konstatera att vara lyhörd och anpassa sig till situationen är oftast det bästa. För hur agerar du när du utbildar japaner i affärssystem och de inte är ok i deras kultur att erkänna att man inte förstår? Jag testade i alla fall att ta en dialog med dem individuellt och föreslå alternativa sätt att hantera systemet. I efterhand fick jag ett tips från en av mina asiatiska kursdeltagare, som jobbat för svenska företag i många år. Ställ alltid kontroll frågor. Får du konstiga eller undvikande svar, då har personen troligtvis inte förstått. Dags att förklara en gång till eller göra en skriftlig instruktion.

Hur agerar du när en amerikansk chef kör över din planering för de amerikanska projektmedlemmarna? Be en av dina chefer, helst någon som är högre i rang, kontakta hen och förklara att detta ska prioriteras.

Hur agerar du när syd Européer bara deltar på eftermiddagsmöten och ignorera de på förmiddagen? Lägg mötena på eftermiddagen istället och acceptera att man i syd Europa sällan börjar jobba förrän vid 10-tiden.

Hur agerar du när de asiatiska projektmedlemmarna verkar vara lediga mest hela tiden p.g.a .olika nationella högtider? Ha is i magen, så länge saker levereras i tid är det inte ett problem. (I mitt fall levererades saker oftast i tid.) Om det blir förseningar, dags att titta över planeringen. Kan du tillsätta fler resurser eller förskjuta leveranstiden?

Det jag dock kan konstatera är att ju längre en internationell grupp jobbar tillsammans desto homogenare blir den och ju mer de kommunicerar med varandra helst fysiskt eller via videokonferens desto snabbare går det. Medlemmarna anpassar sig då till varandra och den interna företagsandan.

Lycka till med att bli kulturellt intelligent!

(Fritt efter Dr David Livermore, ” The Cultural Intelligence Difference”)








Är du redo för ROWE?

Organisations förändringSkapad av Eva Jansén 06 apr, 2018 11:18:12

Sedan förra sekelskiftet har vi fått ersättning utifrån antalet timmar vi jobbar. Det var ett bra sätt att mäta vad vi presterade, så länge vi hade repetitiva arbetsuppgifter och kunde tillverka x antal saker per timme. Men hur funkar det i idag, när vi allt oftare jobbar med hjärnan istället för händerna? När vi inte längre kan mätas i hur många saker vi producerar per timme?

ROWE (Result Only Work environment) är en intressant metod där man fokuserar på resultatet, istället för antalet timmar man lagt ner. I en ROWE arbetsmiljö får de anställda jobba hur de vill, var de vill och när de vill, förutsatt att de levererar det de ska.

Det hela startade med det amerikanska företaget Best Buy 2001. Här lät man varje enskild avdelning, ta fram ramar för vad som skulle produceras och av vem. 2003 när hela företaget använde ROWE metoden, kunde man konstatera att produktiviteten ökat med 35 % och personal omsättningen på vissa avdelningar minskade med 90 %.

Nyligen meddelade Richard Branson, VD för Virgin koncernen, att man infört en ny arbetspolicy där de anställda ska fokusera mer på effektivitet än på antalet timmer. Dvs. så länge de presterar det de ska, kan de komma och gå som de vill. Han är inspirerad av Netflix som redan jobbar med metoden.

(Källa: ”Why work sucks and how to fix it”, Cali Ressler och Jody Thompson samt artiklar i Veckans Affärer och SvD.)






Lessons learned - varför då?

Organisations förändringSkapad av Eva Jansén 04 apr, 2018 10:45:15

Jag hade förmånen att vara med att arrangera Passion for Projects 2014, en projektledar konferens med 600 deltagare. Ett event som arrangeras varje år men på olika platser i Sverige. I år var det fjärde gången och vi blir allt bättre på att planera och utföra eventet. Trots att det är helt nya volontärsgrupper varje gång och dessutom geografiskt spridda över Sverige. Hur lyckas man med det?

Jo, efter avslutad konferens, samlas vi och gör en Lessons learned workshop. Lessons learned innebär att vi summerar vad som hänt under det 1- åriga projektet och funderar över vad som fungerade och vad som behöver förbättras till nästa gång. För att sedan lämna över våra funderingar till nästkommande projekt. På så sätt slipper nästa grupp uppfinna hjulet igen och kan bygga vidare på vad vi lärt oss.

Hur tänker ni i ert företag? Tar ni er tid att fundera över vad som fungerar bra och vad som kan förbättras? Man behöver inte ha avslutat ett större projekt för att göra en Lessons learned diskussion då och då. Bara genom att starta diskussionen medför att de involverade får ett nytt fokus och börjar reflektera över vad som kan förbättras och snabbas upp.

Det behöver inte vara några stora förändringar för att det ska ge stor effekt. Stöttade för ett tag sedan en person som jobbade med utbildningsadministration. Hen la ner ca 2 tim/utbildning. Genom att skapa lite olika mallar som hen kunde utnyttja bl a lägga in ett bekräftelsemejl som signatur i Outlook. Så fick hen ner tiden per utbildning till ca 20 min.

Vad har du för uppgifter som kan förbättras?

PS Nyfiken på Passion for Projects? Läs mer här www.passionforprojects.org DS





Nya förutsättningar? - Skapa ett superteam

Organisations förändringSkapad av Eva Jansén 04 apr, 2018 10:31:20

Står ni inför nya förutsättningar i organisationen? Har arbetsvillkoren förändrats? Gör som Pfizer, skapa ett internt superteam och hitta en nytt fungerande arbetssätt. I Pfizers fall var utmaningen att antalet medarbetare halverats på en avdelning, men med samma arbetsbörda.

Alla berörda medarbetare bjöds in via mejl att vara med i gruppen. Därefter skapades en grupp med olika kompetens, ålder, region och år i företaget. Fokus var på medarbetare som gillar att diskutera och påverka. Syftet med gruppen var att få en tydligare bild av medarbetarnas åsikter, vad som behövdes förbättras och hur samt skapa tillit och skaparkraft.

Gruppen träffas därefter 6 gånger per år under 6 tim. Efter första mötet kan ordförandeskapet rotera inom gruppen, för att alla ska känna sig delaktiga. Låt gruppen bestämma vad som ska diskuteras och vad noga med att du som chef för idéerna vidare genom interna nyhetsbrev och till ledningsgruppen.

Hur gick det för Pfizer?

· 30 av 50 medarbetare vill delta i gruppen, 8 plockades ut.

· Nya tydligare arbetsroller.

· Nya rutiner för samarbete över gränser.

· Fadder program för att få stöd vid nya projekt.

· Allt fler hör av sig till områdeschefen och vill diskutera förändringar.

(Källa: SvD)



Nyttorealisering - nytt fokus på vårt arbete?

Organisations förändringSkapad av Eva Jansén 04 apr, 2018 10:27:27

Jag har haft förmånen att lyssna på 4 föreläsare de senaste veckorna som pratat om Nyttorealisering utifrån olika perspektiv. Vad är då nyttorealisering? Nyttorealisering innebär att man vid verksamhetsutveckling har mer fokus på nyttan av det som ska förbättras än på budget och slutdatum. Dvs. att se till att det som utförs verkligen mynnar ut i det önskvärda resultat kunden från början beställt. Detta kan verka självklart, men är tyvärr inte ovanligt att vi missar resultatmätning i våra organisationer. Framförallt om det är komplexa saker som ska levereras.

e-delegationen, en kommitté under Näringsdepartementet, har tagit fram en Nyttorealiserings standard för det offentliga Sverige; ”så att investeringar genomförs för att …… höja servicenivån till privatpersoner och företag samt effektivisera processer och organisationer.” Där flertal myndigheter, kommuner och organisationer varit inblandade i utformandet.

Så vad kommer detta att innebära? Jag kan bara sia, men troligtvis att allt fler organisationer och dess medarbetare kommer att få ett nytt sätt att tänka kring sitt arbete. Dvs. det är viktigt att leverera rätt saker och att behovet fylls, oavsett om du levererar något internt i organisationen eller externt. Det som är spännande att följa är om detta innebär att vi får mer konkreta och mätbara arbetsuppgifter och mer förstår var just vi passar in i sammanhanget. Två vetenskapligt bevisade motivationshöjare. Kommer vi att få mer nöjda medarbetare och en ökad produktivitet? Förutom att vi får betydligt nöjdare kunder, som troligtvis får det de behövde.

(Källor: Dataföreningen, Softhouse, och e-delegationen)



Stoppa informationslavinen med Big Data

Organisations förändringSkapad av Eva Jansén 04 apr, 2018 10:16:49

Redan under 1980-talet pratades det om knowledge management, när det gällde att lättare hantera all den information som väller över oss. Men det är först nu som vi har tillgång till de program som kan hjälpa oss att hantera den stora mängden data och analysera den utifrån det som är viktigt för oss. Enligt undersökningsföretaget Gartner Group kommer Big Data industrin att öka snabbt och skapa 4,4 miljoner nya jobb under 2015. Så vad kan den nya teknologin användas till?

Här kommer några exempel:

· California ISO: ansvarig för Kaliforniens elnät. De ger elanvändarna information om en mängd olika källor för att kunden ska kunna se användningen av förnybara energikällor, elnäts belastning och snabb info om hotande kriser.

· Oregon Heath and Science University: Universitet som är knutet till två sjukhus. Använder teknologin för att kontrollera och justera 4 000 infusionspumpar som används för vätskor, läkemedel eller näring till patienterna. De analyserar också lagernivåer av material som behövs på sjukhuset.

· Miami: 35 kommuner och Miami stad samordnar sin verksamhet för att fatta bättre beslut om vattenresurser, minskad trafikträngsel, ökad trygghet på gator och torg. Parkförvaltningen räknar med att minska sin vattenförbrukning med 1 miljon dollar i år genom att spåra och laga rostiga och läckande vattenledningar.

· DPR Construction: Huvudentreprenör för byggnationen av ett sjukhus i San Francisco. De använder 3D teknik för att samordna data om luftflöde, våningsplan, miljöpåverkan och placering av byggnaden med alla underleverantörer.

· Ancestry: Är en hemsida för släktforskning. De använder avancerade system för att du lätt ska kunna söka i historiska dokument, födelsebevis, dödsattester, krigsrullor, immigrationsregister och skolårsböcker.

· Netflix: En amerikansk internetsida, där du kan titta på video. De analyserar vad tittarna ser på, när de gör det, om de backar och snabbspolar, vad de tittar med och var de är. Nu ska företaget börja göra sina egna program och utgår ifrån all insamlad data.

· Tennis Australia: ansvarig för Australian Open. Använder Big Data för att hantera all data under turneringen. Alltifrån match schema, spelarnas popularitet, historiska data och diskussioner på sociala medier.

(Källor: The Economist, forbes.com, idg.se och computersweden.se)



Jag och min iPad

Organisations förändringSkapad av Eva Jansén 03 apr, 2018 15:33:34

Redan för ett år sedan började jag leka med tanken att min nästa dator kanske inte skulle bli en PC, utan en iPad eller liknande. När jag sedan under våren började inse att min PC inte orkade med alla nya program jag jobbade med, började jag inse att det var dags att se om det går att helt förlita sig på en platta i sitt dagliga arbete. Därför startade jag min testperiod i början på sommaren. Här är min högst personliga reflektion hur det har fungerat:

Mycket av det dagliga arbetet med mejl, kalender, kontakter, text och kalkyl filer har fungerat bra. Jag har valt att lagrar alla mina dokument på internet dvs. via en moln tjänst. Det jag saknat ibland är ett riktigt tangentbord och skärm. Men det är fullt möjligt att avhjälpa genom att köpa till ett extern tangentbord och använda en vanlig datorskärm. Jag behöver även komplettera med lite nya "sladdar" för att kunna koppla ihop iPaden med en projektor och visa t ex presentationer eller kunna med ett USB minne.

Det som har begränsat mitt arbete har oväntat varit en del av de program som jag jobbar med på internet och då beroende på att programmen inte är Mac eller iPad anpassade. Bl a så kan jag inte uppdatera min hemsida för att den inte går att jobba med i Safari. Finns även en del appar t ex Google kalender som är gjord för iPhone och är onödigt krånglig att jobba med i iPaden.

En annan sak som jag behöver tänka till på är att hitta internetlösningar för de program som jag har direkt installerade på PC:n t ex mitt bokföringsprogram. Det går inte att flytta över och finns heller inte som internettjänst. Här tvingas jag byta system helt eller behålla min PC för att kunna använda det befintliga programmet.

Så kontentan är att det går att utföra de flesta av de dagliga arbetsuppgifterna på en iPad. Dock finns det behov av att behålla PC: n ett tag till, tills dess att programleverantörerna har hunnit ta fram en iPad lösning. Vilket förhoppningsvis går snabbt då Gartner group förut spår att 2015 kommer plattorna stå för hälften av alla "datorer" som säljs.

(Källa: jag och min iPad. Skrivet på iPaden)



Den framtida mobila arbetsplatsen II

Organisations förändringSkapad av Eva Jansén 03 apr, 2018 15:32:17

I mitt förra inlägg skrev jag om att vara nomad dvs. de som kan tänka sig att jobba externt på tillfälliga arbetsplatser på ett kontor eller ett café och är nöjd med att kunna ladda ner det man behöver via internet. Detta inlägg ska handla om vad detta innebär för organisationen som har anställda nomader.

· Arbetsplats och verktyg: Att ha nomader som medarbetare innebär att organisationen behöver titta över sina lokaler och skaffa tillfälliga arbetsplatser. Fundera över hur många platser som behövs, om det ska finnas möjlighet att ha en personlig hurts eller ej? Behövs det särskilda telefonfria platser, om många är inne samtidigt? Vad ska organisationen ha för policy om alternativa arbetsplatser? Får medarbetaren jobba på offentliga platser t ex kaféer eller bara hemifrån?

Krävs även att organisationen ser över sin IT-policy och sina befintliga program. För att medarbetaren ska kunna jobba externt behöver organisationen ta ställning till vad som ska nås via internet med rätt säkerhetsnivå. De behöver också konvertera befintliga program så att de kan nås på internet.

· Arbetstid: Att jobba med nomader betyder att arbetstiden kan bli mer flytande än innan. Ni behöver fundera över vilken nivå ni önskar. De två ytterligheterna är; att medarbetarna alltid ska vara tillgängliga vanlig kontorstid eller att medarbetarna har möjlighet att jobba när de vill så länge de sköter sina åtaganden. Det senare kan lätt leda till interna tvister, framför allt om organisationen har både nomader och bosättare dvs. de som alltid jobbar inne 8-5.

· Arbetsuppgifter: Att vara nomad passar inte alla arbetsroller. Fundera igenom vilka avdelningar eller arbetsroller det skulle passa för och vad det fyller för syfte.

Fundera även över de olika arbetsuppgifter som finns och vilka som behöver utföras extern från kontoret. Finns det IT-stöd eller annat för att kunna utföra dem?

· Arbetsgemenskap: Genom att ha många nomader missar du synergieffekten och den kontinuerliga status- och informationsuppdateringen mellan avdelningar och medarbetare, som kommer ur de spontana möten som uppstår på kontoret. Det är därför viktigt att man enkelt och smidigt hittar andra kommunikationssätt. Det kan vara kontinuerliga web/telefonmöten, interna program för gruppdiskussioner och info eller speciella internportaler per avdelning eller arbetsgrupp.

· Arbetsledning: Att vara spridda geografiskt på en avdelning kräver en annan typ av ledarskap, än det traditionella. Hur ska den kontinuerliga dialogen mellan medarbetarna och mellan chef och medarbetare fungera? Hur får ni kontinuerliga statusuppdateringar av arbetet? Behöver ni IT-stöd eller annat för att få det att flyta?



Nästa »