Jobba mindre, få mer gjort!

Jobba mindre, få mer gjort!

Om bloggen

Välkommen till jakten på den perfekta arbetsdagen. Hur ser den ut för dig och för ditt företag? Få tips och idéer om hur du stressar mindre och får mer gjort. Här har jag sparat mina bästa inlägg sedan 2010. Hoppas att du hittar något som just du behöver.

Jobba hemifrån - går det att få något gjort?

Lärande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:47:22

Går det att vara produktiv även utanför kontoret? Blir det mer eller mindre gjort om du jobbar hemma? Detta är en pågående diskussion där båda parter hävdar att deras sätt är mer produktivt än det andra. IBM t ex har testat att låta sina medarbetare jobba utanför kontoret. De har numera beslutat sig för att flytta tillbaka till kontoret. Medan en hel de andra företag t ex GitLab, Buffer och Zapier helt har övergivit idén med att ha ett gemensamt kontor. Så hur blir du produktiv genom att jobba hemma? Här kommer några tips:

· Skapa en arbetsplats. Jobbar du hemifrån är det viktigt att ha en bestämd plats att jobba på. Då blir det lättare att fokusera på jobb och mindre frestande att göra annat. Det är också lättare att koppla bort ”jobbtänket” efter ditt arbetspass.

· Sätt upp en rutin för när du ska jobba. Utan rutin är det lätt att inte hinna med det du ska alternativt jobba för många timmar per dag.

· Var noga med att ta dina raster och lunch för att behålla energi och fokus.

· Om du behöver gå ifrån, var noga med att ange att du är borta och när du är tillbaka. Så slipper kollegor och andra jaga dig i onödan.

· Försöka att ha så många videomöten som möjligt. Det är lättare att kommunicera genom att se en person, inte bara lyssna på deras röst. ”En bild säger mer än tusen ord”.

(Källa: Trello blogg)



Företagsanda, bra för affärerna?

Lärande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:46:13

En bra företagsanda kan avgöra om ett företag överlever eller ej, påstår Howard Schultz, fd. VD och numera styrelseordförande för Starbucks. Howard köpte Starbucks 1987 och har skapat det till det världsomspännande organisation det är idag.

Inom 10 år växte företaget från 6 till 50 kaffebutiker med främsta fokus på att serva sina kunder och ta hand om sina medarbetare. De växte snabbt genom att skapa små enheter, som gav personlig service och skapade en vi-känsla bland medarbetarna. Företagets motto: ”One person, one cup, and one neighborhood at the time.” Howard var även mån om att medarbetarna skulle känna att de var delaktiga i sin organisation och lät dem bl.a. bli delägare. Företaget blomstrade och Howard valde att lämna företaget för andra åtaganden.

Under början på 2000-talet började det gå dåligt för Starbucks och Howard kallades in för att se över situationen. Han upptäckte då att man på vägen tappat bort företagsandan och var mer koncentrerad på resultatrapporterna. Han valde då att flyga in 10 000 av sina 40 000 medarbetare från hela världen för en 4-dagars teambuilding träff. Där förklarade han att vi inte kommer att överleva som företag om vi inte hittar en lösning tillsammans. Hans ledarskap utgår ifrån att medarbetarna kan vända detta och om han stöttar dem för att lyckas med utmaningen. Efter träffen började arbetet att återuppbygga företagsandan och företaget. Man fokuserade åter igen på att serva sina kunder på ett personligt sätt och att skapa engagerade medarbetare. Hur det gick? Starbucks går bra numera och har över 22 000 kaffebutiker över hela världen.

(Källa: Intervju med Howard Schultz, Oprah Winfrey)



Idésprutorna - tillgång eller gissel?

Lärande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:40:54
Kreativa människor är de en tillgång eller skapar de mer oreda än arbetsro? Under hösten har jag haft nöjet att jobba med olika typer av uppdrag, som fått mig att reflektera över hur idésprutorna agerar och hur de tas emot i olika organisationer. I många av organisationerna har man ingen beredskap för att hantera alla idéer och kreativitet, utan är osäkra på hur man hanterar situationen.

För ett snabbväxande företag kan idésprutorna vara en stor tillgång och de kan dessutom få med sig kollegorna att fundera kring förbättringspotentialer och öka på den interna drivkraften. Oftast är de nyanställda som ännu inte blivit ”hemmablind”. De ser lättare helheten och upptäcker därmed dubbelarbete, onödiga arbetsrutiner och kan se smidigare arbetssätt.

Utmaningen att leda idésprutor är att få dem att styra mot uppsatta mål och hitta förbättringspotentialer inom organisationens ramar. Plocka ut och genomför de punkter som är relevanta och för organisationen framåt. Låt även personen få möjlighet att påverka sin egen arbetssituation och inte detaljstyra deras arbete. Då tappar de lätt drivkraften och därmed produktiviteten.

Det allra viktigaste är att du tar dig tiden att lyssna på alla idéer som dyker upp. De idésprutor jag lyssnat på i höst har haft fokus på konkurrenskraftigare produkter/tjänster och bättre förutsättningar för tillväxt. Alltså en riktig tillgång för organisationen.



Öka grupproduktiviteten: Pessimisten

Lärande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:36:33

Detta är den tredje delen om hur du får mer gjort i din arbetsgrupp. Se de andra inläggen här: perfektionisten och latmasken. Pessimisten är personen som förutsätter att saker inte kommer att slå väl ut och ifrågasätter alla förändringar. Att vara proaktiv och ha alternativa handlingsplaner om något problem dyker upp samt att försöka se nya idéer från andra vinklar är sunt. Men om det leder till att arbetet stannar av i gruppen eller att det inte vidareutvecklas utifrån nya förutsättningar. Då är det dags att ta itu med den negativa attityden:

· Pessimister har oftast en tendens att bara se problem och inga lösningar. Det grundar sig ofta i en vana att förutsätta det värsta. Här behöver personen hjälp att bryta detta mönster. Nästa gång ni ska lösa ett problem ge pessimisten i uppdrag att ta fram minst en lösning. Första gångerna kommer det att gå trögt, ha tålamod. Ju fler gånger personen lär sig att hitta en lösning, desto snabbare bryts mönstret.

· Pessimister tycker ofta om status quo dvs. att allt förblir som de är vana vid. Det innebär att vid förändringar på jobbet, känner sig pessimisten otrygg och motsätter sig en förändring. Denna negativa attityd kan lätt sprida sig inom gruppen och skapa en längre justeringsperiod än önskat. Här gäller det att ta rädslan på allvar och stötta personen. I första steget gäller det att vara lyhörd och låta pessimisten ”prata av” sig om sina farhågor. Först i nästa steg är hen redo att ta till sig dina argument.





Öka grupproduktiviteten: Latmasken

Lärande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:34:13

Här kommer andra delen av tre om hur du får mer gjort i din arbetsgrupp. Se förra inlägget om perfektionisen. Denna gång tar vi upp problematiken med medarbetare som inte jobbar i samma takt som du eller resten av gruppen. Alla jobbar vi i olika tempon och det behöver inte vara negativt, så länge uppgifter levereras i tid och med bra kvalité. Men när del eller slutmål och kvalitén inte hålls. Då är det dags att hitta en lösning. Här kommer några vanliga anledningar och hur du kan få latmasken att bli mer produktiv:

· Ta en diskussion med medarbetaren om hur ni kan förbättra leveranstider på uppgifterna. Oftast är detta personer som är tidsoptimister och påbörjar uppgiften för sent. Hjälp dem därför att planera in när de bör påbörja sitt arbete för att hinna klart i tid. Stötta sedan personen under en period tills hen har lärt sig hur man ska tänka.

· Är det kvalitén på uppgifterna som behöver förbättra, behöver ni diskutera vad som är rätt nivå. Visa gärna exempel på vilken nivå som krävs. På så sätt är det lättare för medarbetaren att göra sig en uppfattning av vad som krävs av hen.

· Var lyhörd för medarbetarens upplevda arbetssituation. Upplever hen att uppgifterna är övermäktiga? Att personen inte har rätt kvalifikationerna att klara av de nuvarande uppgifterna? Ta en diskussion hur ni hittar en lösning. Hjälper det med att ge medarbetaren en kompetenshöjning eller föredrar hen att få nya arbetsuppgifter?

· Var även lyhörd för att det kan finnas externa faktorer som påverkar arbetstempot. Det kan finnas ett sjukt barn/ släkting eller en trasslig relation hemma som tar upp personens fokus och energi. Är så fallet ta en diskussion om hur ni kan lösa situationen. Kan personen få nya eller mindre tidskritiska arbetsuppgifter under tiden?




Öka grupproduktiviteten: Perfektionisten

Lärande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:32:10

Behöver du öka effektiviteten i din grupp? Vill du skaffa dig verktyg att hantera de vanligaste orsakerna till att gruppen har svårt att nå uppsatta mål och slutdatum. Detta är den första delen av tre om hur du får mer gjort i din arbetsgrupp.

Att ha en noggrann gruppmedlem är en tillgång, men när personen tenderar till att fastna på detaljer och aldrig bli färdig. Då är det dags att utveckla egenskapen för att maximera leverans nivån. Här kommer några tips hur du kan stötta perfektionisten att bli mer produktiv:

· Många perfektionister är inte medvetna om att de fastnar i detaljerna och överarbetar sina uppgifter. De behöver därför hjälp att se vilken nivå på arbetet som de förväntas leverera. Börja gärna med att ta en konkret uppgift och diskutera kring den. En viktig fråga som ni kan ställa är ”Vad förväntar sig kunden/mottagaren att vi ska leverera? På vilken nivå” Oftast är personens leveranskrav betydligt högre än den som beställt uppgiften.

· En perfektionist är oftast mer fokuserad på att leverera bra kvalité än på att leverera i tid. Här kan du hjälpa till genom att ta en diskussion om vad det innebär att inte leverera i tid. Ur ekonomiskt- och grupp-perspektiv. Har personen problem med att planera sin tid? Hjälp till att titta på hur man ska tänka och beräkna vad som är rimlig tid för de olika uppgifterna. Oftast blir perfektionisten lättad över att få tidsbegränsningar.

· Då perfektionister gärna vill ha kontroll över sin situation, har de oftast svårt att släppa ifrån sig uppgifter. Det i kombination med de höga kvalitetskraven gör att de har svårt att leverera saker i tid. Stötta därför personen genom att hjälpa hen att prioritera rätt saker och delegera ut de som hamnar lågt på prioriteringslistan. Även detta brukar vara en stor lättnad för perfektionisten att få hjälp med.

Räkna med att det kommer ta lite tid för perfektionisten att anpassa sig till de nya förutsättningarna. Det innebär att du kommer att behöva stötta personen under en tid framåt. Studier visar att det tar minst 3 veckor att bryta gamla vanor och skaffa sig nya. Givetvis kommer det att fallera några gånger, ge då extra stöd. För som Armand Kranjc, vår fd proffsboxare, säger: ” Gick det inte denna gång. Då får jag gå hem och träna lite mer.” Lycka till!






Kommunicerar ni effektivt?

Lärande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:12:51
Hur kommunicerar ni på jobbet? Hur mycket tid lägger ni ner på att utbyta information? Det finns mycket tid att tjäna på att intern och extern kommunikation fungerar så bra som möjligt. Ett talande exempel kommer från en diskussion jag nyligen haft med en grupp jag stöttar. Medarbetarna som utförde gemensamma kunduppdrag satt geografiskt på två olika ställen. De kommunicerade därför via telefonmöten och mejl. De missuppfattade ofta varandra, trots att de jobbat länge inom området. Det var inte ovanligt att arbetsuppgifter fick göras om och skapade mycket övertid på kvällar och helger. Genom att hitta ett tydligt och enkelt sätt att kommunicera, minskar dubbelarbetet och övertiden. Här kommer en checklista på hur du kan kommunicera effektivare både muntligt och skriftligt.

1. Klart
De flesta av oss för ett hektiskt liv och har många bollar i luften. Det betyder att personen inte alltid har 100% fokus på vad du skriver eller säger. Uttryck dig därför klart och tydligt vad du vill.
T ex ”Vi skulle behöva hjälp av John tisdag och onsdag nästa vecka med att ta fram ett förslag.”

2. Koncist
Håll ditt meddelande så kort som möjligt. En e-post text ska inte vara längre än att den går att läsa utan att scrolla. Mottagaren scrollar sällan och kommer garanterat att missa det som står nederst i mejlet. Muntligt tappar du också lätt en persons uppmärksamhet om du blir alltför långrandig.

3. Konkret
Ge en sammanfattning av det du tänkt informera om och undvik alltför många detaljer. Då kan mottagaren skapa sig en snabb uppfattning om vad det rör sig om. Krävs mer information? Är det ett e-postmeddelande bifoga en mer detaljerad information. Är det ett muntligt meddelande avvakta frågor från mottagaren eller ställ kontrollfrågor för att vara säker på att personen förstått.

4. Korrekt
Anpassa ditt språk till de som ska läsa eller lyssna på dig. Förstår de facktermerna? Hur mycket kunskap har de inom området? Vad är ditt syfte med meddelandet?

5. Komplett
Om du vill att någon ska utföra något, var tydlig med vad som ska göras av vem.
T ex Gina: Kan du ta fram ett kampanjförslag till vårt nästa möte på torsdag kl. 10:00?

Kontrollera även att all relevant information är inkluderat i meddelandet; datum, klockslag, kontaktuppgifter eller bakgrundsinformation.

(Fritt från mindtools.com)










Mångfald - fungerar redan nu.

Lärande organisationSkapad av Eva Jansén 06 apr, 2018 14:07:03

Mångfald är normalt inte mitt ämne att blogga om, men efter att deltagit på den lokala näringslivsdagen fick jag en reflektion som jag inte kan låta bli att skriva om. Ett av huvudspåren under dagen var hur berikande det är att ha en multikulturell organisation och att fler borde pröva det.

Det jag saknade var konkreta exempel på att det fungerar och dessutom fungerar väldigt bra i många branscher och organisationer sedan länge. Jag har haft förmånen att jobba i internationella framgångsrika organisationer, där medarbetarna varit från flera olika världsdelar och vitt skilda kulturer. Just nu är jag involverad i en entusiastisk grupp på ett tiotal personer, där vi kommer från alla världsdelar (utom Australien och Oceanien).

Det viktigaste för att få dessa människor att fungera bra tillsammans är att hitta en gemensam faktor. I de framgångsrika internationella konstellationer jag deltagit i har det ofta varit en gemensam bransch eller en gemensam yrkesroll. Känner alla igen sig i arbetsdiskussionerna och kan tillföra sin syn på saken, spelar det ingen roll från vilken världsdel du kommer ifrån. Då kan alla tillföra något för att skapa bra förutsättningar för organisationen.

Det jag saknade var konkreta exempel på att det fungerar och dessutom fungerar väldigt bra i många branscher och organisationer sedan länge. Jag har haft förmånen att jobba i internationella framgångsrika organisationer, där medarbetarna varit från flera olika världsdelar och vitt skilda kulturer. Just nu är jag involverad i en entusiastisk grupp på ett tiotal personer, där vi kommer från alla världsdelar (utom Australien och Oceanien).

Det viktigaste för att få dessa människor att fungera bra tillsammans är att hitta en gemensam faktor. I de framgångsrika internationella konstellationer jag deltagit i har det ofta varit en gemensam bransch eller en gemensam yrkesroll. Känner alla igen sig i arbetsdiskussionerna och kan tillföra sin syn på saken, spelar det ingen roll från vilken världsdel du kommer ifrån. Då kan alla tillföra något för att skapa bra förutsättningar för organisationen.





Nästa »