Jobba mindre, få mer gjort!

Jobba mindre, få mer gjort!

Om bloggen

Välkommen till jakten på den perfekta arbetsdagen. Hur ser den ut för dig och för ditt företag? Få tips och idéer om hur du stressar mindre och får mer gjort. Här har jag sparat mina bästa inlägg sedan 2010. Hoppas att du hittar något som just du behöver.

Koka inte grodan

Lärande organisationSkapad av Eva Jansén 06 apr, 2018 13:50:18


Både som individ och som organisation är det lätt att springa på i samma hjulspår. Oftast beror det på att vi har ett högt tempo och sällan har tid att skaffa oss en överblick över situationen vare sig på kort eller lång sikt. Att utföra något repetitivt snabbar upp tempot och du får undan mer. Men det är lätt att missa de små förändringar som gradvis sker runt omkring oss. För ett tag sedan lyssnade jag på Peter Nilsson, koncernchef på Trelleborg AB, och hans tankar kring organisationens framtida utveckling och utmaningar. En av de saker man infört de senaste åren var ”Koka inte grodan”. Historien om grodan går i korthet ut på att stoppar du i en groda i en gryta med kallt vatten och långsamt kokar upp vattnet, kommer den inte att reagera på det varma vattnet förrän det är försent. D.v.s. sker förändringar i små steg runt omkring oss är faran att vi missar dem, tills de är ett faktum och då kan det vara försent att agera. För att råda bot på detta jobbar Trelleborg koncernen årsvis med olika teman på alla nivåer inom koncernen, som kan vara allt från kundnytta till bättre miljötänk. De är lika prioriterade som de ekonomiska kvartalsrapporterna ute i koncernen.

Det har bl. a lett till att man såg en växande trend mot allt större jordbruksmaskiner och därmed ett behov av att ta fram större däck till dessa maskiner. Man var därmed före konkurrenterna med att lansera däcken med nya dimensioner. Man såg även att det fanns behov av att finnas med tidigare i konstruktionsdiskussionerna hos kunden för att säkerställa att man använde rätt bussningar eller packningar. Därför skapade man ett nätbaserat verktyg, där konstruktören kan bygga sin produkt i CAD med de bussningar eller packningar som behövs samt skriva ut den färdiga ritningen.

Vad skulle hända om du och din organisation tog er tid att fokusera på att ”Inte koka grodan”?






Leda resultatbaserat (ROWE)

Lärande organisationSkapad av Eva Jansén 06 apr, 2018 13:23:58

Tänk om vi slutade räkna antalet arbetstimmar och fokusera på resultatet av vårt arbete istället? Låta våra medarbetare bestämma hur de vill jobba, var de vill och när de vill, förutsatt att de levererar det de ska. Vad skulle då hända? Jag har haft förmånen att få jobba med detta tankesätt både i workshops form men också stöttat bl a ett företag under snart ett år där medarbetarna blivit allt mer fokuserar på resultatet. Är fascinerad av hur kvalitén på arbetet förbättras och hur mycket mer motiverade medarbetarna blir. Så hur skapar och leder man resultatbaserade arbetsmiljöer? Här kommer några tips.

1. kapa ramar
Det är viktigt att medarbetarna förstår vad som förväntas av dem. Skapa ramarna för gruppen genom att göra en avdelnings/enhets beskrivning av vad de förväntas leverera och när. Den ska vara ha tydlig och ha mätbara mål (SMART). Skapa beskrivningen tillsammans med gruppen, så ökar förståelsen för vad som förväntas och de blir mer motiverade.

2. Ta fram en jobbeskrivning
Om gruppmedlemmarna har olika arbetsuppgifter, behövs även en mätbar beskrivning med deadlines på individ nivå. Ta därför tillsammans fram en jobbeskrivning. Liksom i avdelningsbeskrivningen, undvik att gå in på hur det ska göras, fokusera istället på vad som ska levereras och när det ska vara klart

3. Visa förtroende
För att skapa en självgående grupp krävs en hel del tid att stötta både gruppen och individen. Hur lång tid det tar innan de jobbar resultatorienterat beror på hur självständiga de är från början och hur erfarna de är på sina arbetsuppgifter. Det viktiga är att du som ledare inte lägger dig i deras arbete på detaljnivå, utan visar att du tror på deras förmåga och finns där om de har frågor eller funderingar. När medarbetaren vill ha en diskussion på detaljnivå undvik att ge konkreta svar, be hen istället ta fram olika alternativa lösningar som ni kan diskutera för och emot.

4. Bevaka det dagliga arbetet
Sätt upp en rutin tillsammans med gruppen hur ni hanterar uppföljning. Vill ni ha dag-, vecko- eller månadsmöten? Vad ska följas upp under mötet? Var även tydlig med att ev. förseningar eller uppkomna problem flaggas upp så snabbt som möjligt.
En av utmaningarna på medarbetarnivå är att man förstår vilken kvalitetsnivån som förväntas. Det gäller både under- och överprestation. Även om överprestation och övertid faktiskt är vanligast.

5. Säkerställ samarbete
Då medarbetarna har möjlighet att jobba var de vill och när de vill, är det viktigt att se till att kommunikation och samarbetet inom gruppen fungerar. Se till att ni träffas kontinuerligt och säkerställ att alla i gruppen är informerade om vad som händer i gruppen. Numera finns det många virtuella system, som ger gruppen tillgång till den senaste informationen, kan följa vad de andra gruppmedlemmarna jobbar med och enkelt kontakta de andra vid frågor eller funderingar.

(Fritt från ”Why work sucks and how to fix it”, Cali Ressler och Jody Thompson och mindtools.com)



Morot och piska, hjälper de fortfarande?

Lärande organisationSkapad av Eva Jansén 06 apr, 2018 11:24:22

I mitten av 90-talet hade jag förmånen att bli anställd på ett IT-företag, där man jobbade utifrån mottot: ”En för alla, Alla för En.” Vi hade en väldigt positiv arbetsmiljö, var extremt produktiva och arbetade långa dagar för att leverera med god kvalité och utifrån uppsatta förväntningar. Jag stor trivdes och jobbade där i många år. När jag slutat började jag inse hur lyckligt lottad jag varit och började fundera över hur man kan skapa en så produktiv och positiv arbetsmiljö. Det var då jag hittade teorin Motivation 3.0 av Daniel Pink.

Redan i början på 1900-talet och i industrialismens vagga insåg man att genom att jobba med ”morot och piska” dvs. belöningar och straff kunde man öka motivationen och därmed produktiviteten bland medarbetarna. Men hur ser det ut idag? En kvarleva från detta är bonusprogram, månads- och kvartalsrapporter samt försäljnings- och produktionsmål. Men funkar de fortfarande?MIT (Massachusetts Institute of Technology) gjorde för något år sedan en test om hur bonus påverkar vår motivation. Först testade de på MIT studenter och fann att ju högre bonus desto sämre resultat fick personen på utfört arbete. För att vara säker på att det inte var beloppen som var för små, testade man även på lokal befolkning i en indisk by. Där de erbjöds flera månaders lön i bonus. Även här fick man samma resultat, ju högre ersättning desto sämre resultat. Man fortsatta att studera fenomenet och kom fram till att det hade med arbetsuppgiften att göra. Så länge personen utförde en enkel, rutinmässig, standard uppgift funkade bonus systemet bra. Men så fort den innehöll minsta krav på tankeverksamhet, så fungerade det inte. Dvs. om det krävdes kreativitet eller problemlösning, så presterade personerna som fick högst bonus sämre än de andra.

Så vilken typ av arbetsuppgifter har de flesta av oss idag? Personligen har jag ca 10 % repetitiva och standardiserad uppgifter resten kräver någon typ av kreativitet. I USA har man konstaterat att ca 70 % av alla nya jobb som skapas kräver kreativt och lösningsfokuserat tänkande. Så slutsatsen är att morot och piska fungerar allt sämre i arbetslivet. Så vad kan vi ersätta dem med?

Enligt Motivation 3.0 är det tre faktorer som motiverar oss under 2000-talet; självständighet (Autonomy), viljan att utvecklas (Mastery) och att utföra saker som spelar roll (Purpose).

För att uppmuntra någon att bli självständig (Autonomy) behöver personen känna att hen har kontroll över:

· Vad de gör (Task)

· När de gör det (Time)

· Med vem de gör det (Team)

· Hur de gör det (Technique)

Viljan att utvecklas (Mastery)handlar om att vara nyfiken och engagerad i de man gör. En lust att bli allt bättre, en expert inom ett område. Att hitta ditt Flow där utmaningarna matchar dina egna förmågor.

Att utföra saker som spelar roll (Purpose), är att känna att du är en del av något stort. Att du är en länk i en viktig kedja. Lyssnade för något år sedan på VD:n för Grundfos, dansk pumptillverkare. Han berättade att när man internt skapade en vision om att ”Vi tillverkar vattenpumpar för att hjälpa människor i områden med torka och vattenbrist.” så ökade engagemanget bland medarbetarna.

Det nya sättet att motivera ställer helt andra krav på oss som arbetsledare och kräver helt nya sätt att tänka. Men det ger resultat. En amerikansk studie på Cornell Universitet visar att företag som erbjuder en självständig arbetsmiljö växer 4 gånger snabbare och har en låg personal omsättning på 30 %.

Vill du veta mer? Läs boken "Drive - The Surprising Truth about what motivates us.", Daniel Pink eller se den animerade filmen på YouTube.

















"Gå in i väggen 2" - Att komma tillbaka

Lärande organisationSkapad av Eva Jansén 04 apr, 2018 10:56:24

Ett av de tuffaste stegen, efter att ha drabbats av utmattningsdepression är att komma tillbaka till ett normalt liv igen. Som jag skrev i mitt förra inlägg är de som drabbas oftast väldigt driftiga och ambitiösa personer, vilket gör att hen vill tillbaka till sitt "normala" liv igen så snabbt som möjligt. Men det är där tankevurpan infinner sig. Det var det liv vi förde innan som gjorde att vi blev sjuka, vilket betyder att går vi tillbaka till att leva på samma sätt kommer vi snabbt att bli sjuka igen. Det krävs alltså att man omvärderar sitt liv och försöker hitta ett alternativt sätt att leva, vilket är en stor utmaning och kräver mycket testande vad som fungerar för någon som redan har begränsat med energi. Men så dök denna intressanta teori upp, som kan vara till hjälp att tänka nytt. Den kallas för ”Ge och Ta”-metoden och är framtagen av Adam Grant, amerikansk forskare och professor inom organisations psykologi. Hans bok om metoden är utsedd till en av årets böcker 2013 av Amazon, Apple, The Wall Street Journal och The Financial Times.

I korta drag går metoden ut på följande. Det finns tre typer av personligheter, Givare, Matchare och Tagare. De står för tre olika synsätt att samarbeta med andra människor.

Givare: är personer som tycker om att hjälpa andra och ställer upp när människor behöver hjälp, utan att förvänta sig något tillbaka.

Matchare: är personer som hjälper andra människor, men är noga med att det blir ett nollsumme spel. Dvs. de stöttar andra lika mycket som de ber om hjälp.

Tagare: är personer som ber andra om hjälp men sällan återgäldar stöttningen. Om det inte gynnar dem själva på något sätt.

De flesta personer, hävdar Adam Grant, är Matchare och får på så vis balans på sitt liv och på energi användningen. Men det är Givare som ofta drabbas av utmattningsdepression, då de villkorslöst hjälper andra utan att fundera över konsekvenserna för sig själva och därmed dränerar sig på energi.

Men hur ska man då tänka om man är en Givare som drabbats av utmattningsdepression? Ska man tvinga sig själv att bli en Matchare eller Tagare? Nej, hävdar Adam Grant, du behöver bara bli duktigare på att prioritera vem och när du hjälper. Genom att skapa sig en strategi för hjälpandet minskar du på energidränaget och kan ta hand om dig själv bättre. Grant kallar det för att bli en andratillvänd Givare. Han har även kommit fram till att andratillvända Givare är väldigt framgångsrika och finns ofta på mycket högt positioner inom näringslivet. Det kan vara en motivator om något att fokusera på.

Vill du veta mer om teorin? Titta på boken hemsida här finns bl a videoklipp och ladda ner första kapitlet eller läs hela boken "Ge och Ta", Adam Grant finns både på engelska och svenska.



Aktivt lyssnande - Ökad kreativitet och motivation

Lärande organisationSkapad av Eva Jansén 04 apr, 2018 10:52:59

Jag är coachutbildad, en av de viktigaste metoderna jag lärde mig under min 1-åriga utbildning är aktivt lyssnande. Även om jag inte jobbar som renodlad coach, så använder jag aktivt lyssnande som teknik både när jag hjälper individer och grupper. Det är en enkel metod att förstå, som ger större effekt än om jag gått in som renodlad expert och bara gett råd. Varför är den så bra? Det är svårt att som utestående expert eller chef se hela bilden av en situation. Det finns oftast fler vinklar och lösningar på ett problem än vad vi kan visualisera. Genom att aktivt lyssna på den andra parten, så skapas oftare en mer nyanserad och optimal lösning. Dessutom har den andra parten aktivt fått vara med och komma fram till lösningen, vilket ger större motivation till att verkligen använda sig av den nya lösningen. Metoden är inte svår, men kräver en del träning. Så här använder du metoden:

1. Var positiv, skapa ett tryggt och öppet samtal.

2. Visa att du är uppmärksam.

3. Stimulera samtalet, men ta inte över.

4. Låt talaren prata klart.

5. Ställ kontrollfrågor under samtalet.

6. Ge återkoppling till den som talar.

Sätt er på en avskild och lugn plats, det skapar trygghet och hjälper er att fokusera bättre. Var nyfiken, positiv och öppen för vad den andra personen har att säga. Försök att förmedla respekt genom ditt språk, minspel och din kroppshållning. Uppmuntra den andra genom att nicka eller på annat sätt visa att du lyssnar och hänger med. Var inte rädd för pauser, ge den andra tid att tänka efter ordentligt innan hen svarar. Slutar personen att prata, ställ frågor som ”Tror du att det finns alternativ?” eller ”Går det att göra på något annat sätt?”. Avbryt inte, då blir talaren frustrerad och chansen minskar att ni hittar en lösning. Argumentera aldrig, just nu är det talarens åsikter som är viktigast. Under samtalets gång kontrollera att du har tolkat den andra rätt genom att ställa klargörande frågor som t ex ” Du pratar om ……Kan du förklara lite närmare? När talaren pratat färdigt sammanfatta de viktigaste punkterna som sagts under samtalet. På så sätt kan du stämma av att du förstått hen korrekt. Använd då uttryck som ”Förstår jag dig rätt att du säger…” eller ”Stämmer det att du tycker att…”. Det ger dessutom den andra möjlighet att reflektera över vad hen sagt.

(Källa: fritt från chefstidningen.com)



"Gå in i väggen" - myten fortsätter

Lärande organisationSkapad av Eva Jansén 04 apr, 2018 10:50:06

Jag medverkade vid ett event för ett tag sedan där temat var psykisk ohälsa på arbetet. Ett mycket aktuellt tema som behöver diskuteras oftare, speciellt som man konstaterat att ohälso talen för stressrelaterade sjukdomar ökar igen. Från att ha varit på nedåtgående sedan förra toppen runt millenium skiftet.

Det var ett bra upplägg med dels en publik person som berättade sin historia hur hen blev utbränd och hur vägen tillbaka såg ut och dels var det en ”expert” på psykisk ohälsa som gav tips om hur du som chef eller medarbetare kan agera för att hantera psykisk ohälsa bland medarbetarna. Men det var i det senare fallet som det, i mitt tycke, blev helt fel. Experten presenterade rön som var över 15 år gamla och motsägelsefulla mot dagens rön. Det som var mer skrämmande var att många i publiken, accepterade detta som dagens sanning. Myten om utmattningssyndrom som det numera heter fortlever alltså. Det är tragiskt med tanke på att det numera finns enkla tips, med vetenskapliga belägg, dels för att själv hitta vägen tillbaka och dels att stötta en drabbad person på vägen tillbaka till arbetet.

Någon som har drabbats av utmattningssyndrom är oftast en person som har ett högt tempo på jobbet, levererar alltid i tid och med god kvalité, kan ha många parallell uppgifter/projekt på gång samtidigt utan att tappa fokus och har inget emot att jobba mycket och länge. Kort sagt en dröm medarbetare. Vad som händer med denna person när den går in i den berömda väggen är att de helt enkelt kört slut på sig själva mentalt, oftast i ett så högt tempo att de inte märker själva att det gått för långt. Det finns inga energireserver kvar för att hjärnan ska kunna fungera normalt. Detta kan ta sig i olika uttryck beroende på hur länge du hållit på och hur mycket reserver du gjort slut på. Du kan t ex vägra går ur sängen en morgon, bli nedstämd eller deprimerad, sova kopiöst mycket och länge och t o m tappa läs och förståelseförmågan. I mitt fall när jag drabbades av detta vid milleniumskiftet, satt jag på ett möte där mina svenska kollegor helt plötsligt började prata kinesiska, dvs. jag förstod inte ett ord av vad de sa. De här är inte konstigare än att du tar ut dig fullständigt i ett maratonlopp eller någon annan fysisk utmattning. Skillnaden är bara att det tar betydligt mycket längre att återhämta sig mentalt igen, oftast flera månader och i olyckliga fall år. Numera finns det enkla och effektiva sätt att återhämta sig, som kan låta enkla men är oerhört verkningsfulla.

· Man har kommit på att gå ut i naturen eller jobba i en trädgård är oerhört rogivande och hjälper hjärnan att läka snabbare. Bl a jobbar SLU (Sveriges lantbruksuniversitet) i Alnarp med naturunderstödd rehabilitering med goda resultat. (Har läst studier som hävdar att det är några enzymer i jorden som påverkar oss och får oss att må bättre. Så mår du dåligt en dag? Ut och gräv lite i en rabatt. J )

· Ett annat bra sätt att få hjärnan att komma igång igen är meditation, där Mindfulness är en av de mest vedertagna sätten mot stresshantering. Meditationen hjälper den överhettade hjärnan att stänga av och hitta ett viloläge så att den får den ro den behöver för att åter kunna fungera normalt. Ola Schenström och Åsa Nilsonne är två svenska experter och författare i ämnet.

· Att leva hälsosamt dvs. sova, motionera regelbundet och äta näringsrik mat. Snabbar även det på tillfrisknandet. För precis som vid normal vardags stress så blir vi bättre rustade och tål mer ju bättre kondition och hälsa vi har.

Så hur kan man då stötta en person som är på väg tillbaka in i arbetslivet igen?

1. Tänk på att detta är en fd hög presterande person, som kanske inte har förstått eller vill acceptera att de behöver ha ett nytt förhållningssätt till sitt arbete. Faran är då hen snabbt kommer att hamna i samma situation igen. Hjälp till att sätta upp ramar för personen vad som förväntas av honom/henne och när det förväntas vara klart. Läs gärna mitt blogginlägg Öka grupproduktiviteten: Perfektionisten. Du kan även tipsa om att personen kan läsa in sig på Mindfulness med fokus på grundteorin om livsinställning.

2. Förstå att de flesta av oss håller skenet uppe på arbetsplatsen, oavsett hur dränerade på energi vi än är. En halv dags jobb kan för en arbetstränande person innebära att de behöver vila i 2 dagar eller mer efteråt innan de har återhämtat sig. Det tar tid att komma tillbaka och även den drabbade personen har svårt att veta vad som är lagom tempo och vad som inte är det. Ha tålamod detta är en ”Trail and Error” fas som kan ta tid innan personen hittar rätt vad som passar bäst för just honom/henne.

3. Vi är inte psykiskt labila dvs. vi kommer inte att få några utbrott på jobbet, angripa någon annan medarbetare eller helt plötsligt börja stor gråta. Vi är bara mentalt uttröttade vilket innebär att vi kanske inte hänger med i allt som sägs, inte alltid lyckas hålla rätt fokus och ett högt tempo och kanske är lite mer tillbakadragna och emotionellt känsliga än vi vad innan. Studier har dock visat att vi mår bra av att delta i arbetsgemenskapen, många av oss identifierar oss med vår yrkesroll. Som chef eller medarbetare är det därför uppskattat och kan göra stor skillnad om ni har vanlig social kontakt. Dvs. som chef kan det räcka med att du kontinuerligt stämmer av med personen hur det går och om du kan stötta med något. Som medarbetare kan det räcka med att fråga personen om de ska följa med och fika, eller någon annan gemensam aktivitet och visa allmän vänlig omtanke.

Avslutningsvis glöm inte att detta är oftast en mycket dedikerad medarbetare som kommer att göra allt för att kunna komma tillbaka så snabbt som möjligt och presterar efter bästa förmåga. Att de kan ha lite mer frånvaro en tid framöver betyder inte att de är lata, utan behöver bara mer tid att ladda batterierna igen. Fokusera mer på vad de presterar när de är på jobbet och du kommer att konstatera att de oftast är mycket välstrukturerade och hög producerande personer även efter att de drabbats. Ibland t o m mer än vad många kollegor är som inte har drabbats.

PS Vill du veta mer om hur hjärntrötthet? Här berättat Professor Lars Rönnbäck och forskar Birgitta Johansson från Göteborgs Univ. Om vad hjärntrötthet är och vad som fungerar för en bättre och snabbare återhämtning. DS.

PS 2 Detta är nog mitt längsta inlägg hittills sedan jag började skriva blogginlägg 2010. Men jag kan inte låta bli att bli fruktansvärt irriterad över att man inte blivit bättre på att hantera detta sedan millenium skiftet. Trots att det finns mycket forskning numera inom området och finns fungerande metoder och behandlingar, som kan korta ned personens lidande och förbättra deras chanser att komma snabbare tillbaka till arbetslivet igen. Hoppas verkligen att detta var ett undantag som bekräftar regeln. DS




Tribeology - viktig för produktiviteten?

Lärande organisationSkapad av Eva Jansén 04 apr, 2018 10:46:07

Tror inte att ordet tribeology är något officiellt engelskt ord. Jag lärde mig det för några år sedan av amerikanska kollegor. För dem innebar ordet att varje organisation har sin ”stam historia”.
T ex när det kommer in en ny medarbetare så hjälper arbetsgruppen hen att förstå sitt sammanhang i gruppen, hur gruppen arbetar och interagerar med andra interna eller externa personer. Dvs. att hen förstår ”stammens historia” och rutiner för att snabbt komma in i sitt nya jobb.

Jag hade för några veckor sedan förmånen att få lyssna på Henrik Kniberg om Spotify:s organisation och Esben Danielsen om hur Roskilde festivalen är uppbyggd. Det var då ordet Tribeology dök upp igen. För även om organisationerna är väldigt olika så bygger de på små självständiga arbetsgrupper. Varje grupp har förståelse för sitt uppdrag och har stor frihet att förbättra det.

I Roskilde festivalens fall, var man mycket noga med att nya volontärer skulle passa in i arbetsgruppen, snabbt förstå ”stammens historia” och komma in i arbetsrutinerna. Speciellt viktigt då 34 000 volontärer ska veta hur de tar hand om ca 100 000 besökare under några få dagar.

I Spotify:s fall innebär det dessutom att en person kan lånas ut till en annan arbetsgrupp beroende på vad som behöver lösas. Då gäller det att den generella tribeology är gemensam så att gruppen inte tappar styrfart varje gång ett nytt uppdrag startas.

Har ni någon tribeology i er organisation? Jobbar ni aktivt med den vid nyanställningar och omorganisationer?



Rustad för framtiden?

Lärande organisationSkapad av Eva Jansén 21 feb, 2010 14:53:51

Vid förra sekelskiftet (1899 -1900) meddelade chefen för det amerikanska patent och registreringsverket: Nu kan vi lägga ned verket, för det finns inget mer som går att uppfinna. Hur hade han reagerat om han fått uppleva vad som hänt sedan dess?

Vi som har facit i hand kan notera att det hänt en hel del. Det är också troligt att det kommer att hända minst lika mycket till under resten av vår levnadstid. Men hur reagerar vi själva ? Är vi förberedda för de snabba förändringarna i vår omvärld? Hur kan man förbereda sig?

Här kommer en tankeställare: http://www.youtube.com/watch?v=jpEnFwiqdx8

« FöregåendeNästa »