Jobba mindre, få mer gjort!

Jobba mindre, få mer gjort!

Om bloggen

Välkommen till jakten på den perfekta arbetsdagen. Hur ser den ut för dig och för ditt företag? Få tips och idéer om hur du stressar mindre och får mer gjort. Här har jag sparat mina bästa inlägg sedan 2010. Hoppas att du hittar något som just du behöver.

Stressad inför semestern?

ArbetseffektivitetSkapad av Eva Jansén 25 jun, 2018 11:40:47




Tillhör du dem som har svårt att varva ner under semestern? Hela tiden kommer på dig själv att fundera över olika arbetsuppgifter? Då är det dags att börja varva ner redan nu. Här kommer tips om hur du rensar hjärnan innan semestern och kan fokusera på det just du vill göra av ledigheten.

Skriv ner det som surrar i huvudet på papper eller i datorn. Dela därefter upp punkterna i vad du hinner med att göra innan semestern och vad som kan sparas till när du kommer tillbaka. Gärna två olika listor, så att du inte fastnar i allt du måste göra efter semestern. Stryk uppgifterna på listan när de är färdiga. Det motiverar dig att du kommer framåt. Försök att boka in så lite som möjligt sista veckan. Använd den till att rensa upp, slutföra de sista uppgifterna och att dra ner på tempot.

Dyker det trots allt upp jobbfunderingar även under semestern? Skriv ner dem eller mejla dem till dig själv. För över dem till ”Efter semester”- listan när du är tillbaka på jobbet.

För dig som vill ha en rolig app att skriva ner dina uppgifter i kan jag rekommendera OneNote, Clear eller Evernote. Går att använda på iPhone och Android.





GDPR stress

ArbetseffektivitetSkapad av Eva Jansén 11 maj, 2018 10:03:50


25 maj 2018 är ett datum många organisationer oroar sig över just nu. Det är då den nya personuppgiftslagen träder i kraft som ska gälla i hela EU. F.n. hjälper jag några organisationer att hitta rätt i lagtextdjungeln och försöka förstå vad den innebär. Vilket inte är helt lätt då det finns lika många tolkningar som det finns jurister och ännu inga domar som kan guida oss hur vi ska tänka. Gör man fel kan det innebära höga böter.

Vad har detta med mitt ämnesområde att göra? Jo, GDPR lagen handlar bara om sunt förnuft.

1. Skapa en så säker IT-miljö som möjligt för att undvika att obehöriga får till gång till personuppgifter. Gäller både externa eller interna personer.

2. Rensa kontinuerligt bland mejl och dokument. Ta bort personuppgifter som inte längre är aktuella. Kunduppgifter t ex får bara sparas 1 år efter att du sålt något till dem.

3. Fundera över vad du skriver och bifogar i mejl. Skickar du mycket personuppgifter och känsliga uppgifter i dokument? Det går att kryptera mejl så att det blir svårare att komma åt dem.

Dra fördelen av denna massresning och tänk till kring dokument- och mejlstruktur och arkiveringsrutiner. Det kommer att ge en snabbare informationshantering och betydligt mindre mejlstress.

Lycka till!

What´s life?

ArbetseffektivitetSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:44:38


Bli av med julstressen

ArbetseffektivitetSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:42:43

Börjar julen och julafton kom allt närmare samtidigt som Att göra listan bara växer och växer? Lugn du är inte ensam att känna så. Det finns enkla knep som gör situationen mer hanterbar.

Studier av vår hjärna visar att har vi mer än 9 saker på gång i vårt korttidsminne, så har vi lätt för att tappa kontrollen, bli stressade och uppleva att situationen känns ohanterlig. För att skapa en mer hanterlig situation, kan du jobba med horisontell och vertikalkontroll. Det innebär att genom att skriva ner allt som snurrar runt i ditt huvud på t ex ”post it”-lappar. Varje ny tanke ska ha en egen lapp. När du skrivit ner alla tankar som dyker upp, skapa en överblick av helheten (horisontell kontroll) genom att se över vilka aktiviteter som är på gång just nu. Gå sedan vidare genom att studera varje enskild lapp innebär och vilka steg du behöver ta för att genomföra uppgiften (vertikal kontroll).

Nästa steg är att besluta var du ska börja. Här kan du placera dina lappar i olika grupper/kolumner på t ex en anslagstavla. Dela upp dem i; Att göra, Idag, Pågående och Avslutat. Där Att göra kolumnen används för alla uppgifter/lappar som inte påbörjats. I Idag kolumnen placerar du de uppgifter som du tänkt göra idag. I Pågående kolumnen placerar du uppgifter som du ska jobba vidare med eller väntar svar på. Den mentalt bästa kolumnen är givetvis Avslutat, där du placerar de uppgifter som är färdiga.

För er som inte vill jobba med fysiska ”post it”-lappar på din arbetsplats. Kan man istället använda sig av ett Kanban program på nätet, t ex kanbanflow.com eller Trello.com.

Garanterat ett bra verktyg för att minska på stressen och skapa en känsla av kontroll!

Önskar dig en riktigt god och mindre stressad decembermånad!







Time flies….

ArbetseffektivitetSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:28:23
Lätt att glömma bort i vår hektiska vardag. Unna dig lyxen att säga nej och prioritera.

Dags att varva ner!

ArbetseffektivitetSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:26:56

Tillhör du dem som har svårt att varva ner under semestern? Hela tiden kommer på dig själv att fundera över olika arbetsuppgifter? Då är det dags att börja varva ner redan nu. Här kommer tips om hur du rensar hjärnan innan semestern och kan fokusera på det just du vill göra av ledigheten.

Skriv ner det som surrar i huvudet på papper eller i datorn. Dela därefter upp punkterna i vad du hinner med att göra innan semestern och vad som kan sparas till när du kommer tillbaka. Gärna två olika listor, så att du inte fastnar i allt du måste göra efter semestern. Stryk uppgifterna på listan när de är färdiga. Det motiverar dig att du kommer framåt. Försök att boka in så lite som möjligt sista veckan. Använd den till att rensa upp, slutföra de sista uppgifterna och att dra ner på tempot.

Dyker det trots allt upp jobbfunderingar även under semestern? Skriv ner dem eller mejla dem till dig själv. För över dem till ”Efter semester”- listan när du är tillbaka på jobbet.

För dig som vill ha en rolig app att skriva ner dina uppgifter i kan jag rekommendera OneNote, Clear eller Evernote. Går att använda på iPhone och Android.



Myten om multi-tasking

ArbetseffektivitetSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:10:04

De senaste veckornas workshops och diskussioner med människor, får mig att inse att myten om multi-tasking lever vidare. Tyvärr visar undersökningar att du sänker din produktivitet med 40% och ditt IQ med 10 punkter, genom att försöka göra flera saker samtidigt.

Det bästa sättet att vara produktiv, om du har mycket att göra. Är att göra en uppgift, så långt du kan och sedan fortsätta med nästa. Single-tasking sparar både tid och energi.



Konsten att skapa en hållbar planering

ArbetseffektivitetSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:08:48

Hur länge brukar din planering hålla? Några timmar, ett par dagar eller en hel vecka? Varför tenderar verkligheten sällan blir som du planerat?

Enligt de vanligaste metoderna, så kan du planera fram- eller bakifrån. Dvs. om jag startar idag, när blir jag klar? Respektive om jag ska vara klar ett visst datum, när behöver jag börja? Jag har reflekterat över detta under hösten, dels för min egen del då jag haft en välbokad kalender och dels via mina studenter och deras projektarbeten. Det jag erfarit är att båda metoderna funkar lika bra. Det som är avgörande är hur mycket bufferttid du lagt in. Med bufferttid menar jag att inse att arbetet sällan går enligt plan.

Är ni flerasom är involveradei samma uppgift, var medveten om att andra kanske tar längre tid på sig att leverera än vad du gör och att de kanske inte prioriterar uppgiften lika mycket som du. Ta därför höjd för att personen behöver längre tid att utföra uppgiften. Fråga dem gärna vad de behöver i tid. Ta även fram ett slutdatumför uppgiften som ger er en tidsbuffert på någon dag eller vecka innan det måste vara klart.

Är det bara du som ska utföra uppgiften? Var medveten om att det alltid kommer att dyka upp oförutsedda händelser under din arbetsdag. Det kan var allt ifrån att en kund behöver snabb hjälp till att chefen eller kollegan behöver din expertis. Se därför alltid till att det finns håltimmar i din arbetsdag. Har du planerat in en full arbetsdag kommer planen garanterat att spricka redan innan lunch. Hur mycket håltid du behöver är individuellt, men räkna med 30 - 50% av din tid går till oförutsedda händelser.

När du väl planerat in din uppgift ska du tänka till innan duflyttar på den och prioriterar något annat. Många av de personer jag hjälper har svårt att säga nej, när någon ber om hjälp. Jag anser att du behöver se det från en annan vinkel. Istället för att säga nej, fråga personen när det ska vara klart. Oftast räcker det med lite senare samma dag eller senare samma vecka. Det ger dig möjlighet att använda en del av din håltid till att hjälpa till och att du alltså kan avsluta det du håller på med.

Genom att följa dessa enkla planeringsknep kommer din plan att hålla betydligt längre och färre oförutsedda händelser skapar oreda. Men även den bästa planering kan ibland gå fel. I skrivandes stund sitter jag hos min däckbytarfirman för att byta till vinterdäck. De har haft två längre elavbrott på förmiddagen och ligger ca 30 bilar efter. 😔 Då är det bättre att skippa den befintliga planen och utgå från verkligheten, dvs. göra det bästa av situationen. Hur gjorde däckfirman? Jo, genom att sätta in extra resurser och göra ombokningar till andra dagar, för de som inte hade tid att vänta. Så fick de ihop dagen till slut. 😃







Nästa »