Jobba mindre, få mer gjort!

Jobba mindre, få mer gjort!

Om bloggen

Välkommen till jakten på den perfekta arbetsdagen. Hur ser den ut för dig och för ditt företag? Få tips och idéer om hur du stressar mindre och får mer gjort. Här har jag sparat mina bästa inlägg sedan 2010. Hoppas att du hittar något som just du behöver.

Think Break

ArbetseffektivitetSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:06:00

Bill Gates tar sig en reflektionsvecka (Think Break), två gånger om året, för att läsa in sig på vad som är på gång i världen och funderar över vad som är nästa steg för företaget. Det var vad han gjorde i maj 1995 när han bestämde sig för att satsa på Internet och Microsoft därmed tog fram Internet Explorer och MSN.

I vårt dagliga arbete har vi sällan tid att reflektera över vad vi gör och vad det leder till. Dagarna är oftast hektiska och fullmatade med korta snabba beslut och uppgifter. En av de vanligaste sakerna jag brukar diskutera med dem jag stöttar är just tid för reflektion. Att ta sig tid att

· uppdatera sig på vad som händer inom den egna branschen. Fundera över om befintliga produkter kan användas på nya sätt eller behöver utvecklas.

· planera sitt eget eller avdelningens jobb strategiskt eller långsiktigt.

· titta igenom sina eller avdelningens arbetsuppgifter, så att rätt uppgifter prioriteras.

· gå igenom sina eller avdelningens arbetsrutiner för att förenkla och ev. eliminera dem som inte längre behövs.

Det krävs oftast ingen reflektionsvecka för att hinna med detta utan endast någon eller några timmar per kvartal eller år. Det viktiga är att boka in tiden i sin kalender och att verkligen göra det. Vad skulle hända om du tog dig en Think Break? Vågar du låta bli att prova?

(Källa: alifeofproductivity.com)





Använd din tid rätt.

ArbetseffektivitetSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:01:19


Hur använder du din tid? Skulle det gå att utnyttja den på ett bättre sätt? Temat för mina senaste blogginlägg är som ni säkert märkt tid. Där jag valt att blanda gamla och nya inlägg. Främst beroende på att jag ser att det är en av de största utmaningarna bland de jag stöttar.

I dagens inlägg ska vi titta på tidstjuvar. Vi har alla tidstjuvar på olika sätt och oftast noterar vi när det är någon annan som stjäl vår tid. Men det kan lika gärna vara vi själva som ser till att tidstjuvarna får utrymme. Fundera över följande:

· Har du hål i kalendern?Många av oss har kalendrar som är så fullbokade att det inte finns några marginaler om något oförutsätt skulle inträffa. Det oförutsedda händer nästan varje dag, vilket gör att dagens planering kanske spricker redan efter första timmen på jobbet. Se därför till att det finns hål i kalendern för att kunna beta av dessa oförutsedda saker, istället för att samla dem på hög eller tvingas jobba över för att hinna med.

· Rensa bland måsten. Vi nordbor är fenomenala på att skaffa oss måsten på jobbet och på fritiden. Både våra egna och andras måsten. Måsten är ypperliga tidstjuvar. Gör därför en inventering av dina måsten och ställ dig följande frågor:

o Vem bestämde att detta är ett måste?

o Är det verkligen ett måste?

o För vem skull gör jag detta?

o Vad är det värsta som kan hända?

o Vad kan jag göra istället?

· Känn efter före. Var kräsen med vad du använder din tid till. När du får en förfrågan om att vara med eller utföra något. Fundera över konsekvensen av att du säger ja eller nej.

· Kanal lagom. I genomsnitt sitter varje svensk ca 12 tim i veckan framför TV:n. Alltså en potentiell tidstjuv. Fundera över vad du skulle vilja använda tiden till istället och då menar jaginte en massa måsten, som städa och tvätta, utan något roligt eller stimulerande. Spela spel med familjen eller umgås på andra sätt, ta en extra lång promenad med hunden och njut av naturen.

· Ting tar tid. Många av ossgillar att ha saker omkring oss. Men har du funderat över vad det tar i tid att underhålla och sköta dessa. Jag är ibland husvakt åt några vänner, där en av uppgifterna är att vattna blommor. Det tar mig ca 45 min att vattna alla blommor och det är bara växterna inomhus. För mig som är lagom växtintresserad är detta verkligen en tidstjuv, speciellt som de behöver vattnas 2-3 gånger i veckan. Vad har du för tidstjuvar som du kan sälja eller ge bort?

(Källa: ”Rik på riktigt”, Fredrik Warberg och Jörgen Larsson)







Fyra lögner om tid

ArbetseffektivitetSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 13:58:50


De flesta av oss har en känsla av vad vi spenderar mest tid på både på jobbet och privat. Men tänk om vi lurar oss själva? Tänk om vi faktiskt spenderar mer tid på helt andra saker. Den amerikanska författaren Laura Vanderkam bad 143 kvinnor som tillhör de mest välbetalda i USA att göra en tidslogg på hur de spenderade sin tid. Det intressanta resultatet var att de spenderade sin tid på helt andra sätt än vad de trodde. Här är några av de lögner de flesta av oss går omkring och tror:

1. Tid är en brist vara
Tidsloggarna visade att kvinnornas liv var totalt sett mer balanserat än vad de trodde. Om du jobbar 40 tim. per vecka och sover 8 tim. per natt, har du fortfarande 72 tim. per vecka som du kan spendera meningsfullt.

2. Jobbar för mycket
När vi jobbar mycket, har vi en tendens att förstora upp det. Endast 6 av de 143 tillfrågade kvinnorna jobbade 60 tim. per vecka. De resterande 137 jobbade i snitt 44 tim. per vecka. Finns liknande studier som visar samma sak. Vi jobbar färre timmar än vi tror, även om det upplevs som ”långa” timmar när vi har mycket att göra.

3.Svårt att ha full fokus både på jobb och familj.
Kvinnorna i studienlyckades ha tid för både jobbet och familjen. Den vanligaste tekniken var att gå hem i tid. Spendera några timmar med familjen och sedan jobba några enstaka timmar 1. på kvällen. I o m kvällsskiftet upplevdes det som de jobbade mångatimmar medan de i själva verket hann med både familjen och jobbet.

4. När vi har mycket, hinner vi inte ladda batterierna.
Om du har ett hektiskt liv, se till att du har tillräckligt med energi för att hantera det. Alla i studien fick tillräckligt med sömn. 91 % av kvinnorna utförde någon typ av fysisk aktivitet varje vecka. I medeltal tränade de 3,5 tim. per vecka. De flesta av oss kan stoppa in 30 min återhämtning här och där under veckan.

Så varför inte göra din egen tidslogg? Se hur just du kan spendera din tid bättre.

(Källa: I know she does it, Laura Vanderkam)










Lider du av "Bråttom sjukan" II?

ArbetseffektivitetSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 13:55:33
Det är många av oss som lider av vad hjärtspecialisterna Meyer Friedman och Ray Rosenman kallar ”Bråttom sjukan” (Hurry sickness). De skapade benämningen när de noterade att många av deras patienter led av konstant tidspress. I förra inlägget (länk till förra inlägget) skrev jag om hur du kan agera för att förebygga att du hamnar som hjärtpatient. Här kommer fler verktyg. Vad som passar just dig beror på hur din situation ser ut. Testa dig fram för att se vad just du behöver.Dra ner på tempot:Acceptera att både kroppen och hjärnan behöver återhämta sig då och då för att prestera på topp. Läs gärna hur i något av dessa inlägg:

· Dra ner på tempot:Acceptera att både kroppen och hjärnan behöver återhämta sig då och då för att prestera på topp. Läs gärna hur i något av dessa inlägg:
Dynamisk tidsbalans kan göra hela skillnaden
Livskraftbubblan spricker

· Koppla ned: Fundera över om du måste vara nåbar dygnet runt. Hur viktiga är de saker som kommer in efter kontorstid? Behöver du verkligen ha jour dygnet runt eller kan det vänta tills du är tillbaka?

· Skaffa dig din egen support organisation:Skaffa dig ett bra team både på jobbet och privat som kan hjälpa dig med problemlösning och som du kan dela ansvaret med.

· Var positiv:Genom att ha en positiv attityd är det lättare att hantera stress och hitta lösningar på de utmaningar som dyker upp längs vägen.

(Fritt efter mindtools.com)





Lider du av "Bråttom sjukan" I ?

ArbetseffektivitetSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 13:51:24

Har du konstant för få timmar på dygnet? Är tempot alltid högt? Då kan du lida av ”Bråttom sjukan”. Hjärtspecialisterna Meyer Friedman och Ray Rosenman skapade benämningen ”Hurry sickness” (Bråttom sjukan) när de noterade att många av deras patienter led av konstant tidspress. De definierar bråttom sjukan så här: ”en ständig och oförtröttlig kamp att åstadkomma allt mer och delta i allt fler aktiviteter under allt kortare tid.” Människor som lider av Bråttom sjukan, har många bollar i luften, rusar alltid mot nästa deadline, känner sig pressade att få saker gjorda och blir lätt frustrerade vid minsta problem. Vanligtvis åtar de sig mer än de klarar av. I förlängningen får du en konstant förhöjd av stress hormonet kortisol, som påsikt bryter ned din kropp och kanske till sist hamnar hos hjärtspecialisterna.

Hur motverkar du Bråttom sjukan? Det finns några verktyg som ger effekt. Vad som passar just dig beror på hur din situation ser ut. Testa dig fram för att se vad just du behöver.

· Tänk efter före: Varje gång du får en förfrågan om en ny aktivitet eller arbetsuppgift. Fundera över om det är realistiskt att stoppa in den i din nuvarande arbets- eller livssituation, innan du svarar ja.

· Delegera mera: Titta över dina arbetsuppgifter, behöver du verkligen göra alla själv eller kan du delegera dem till någon annan?

· Sluta med multi-tasking: Undvik att göra flera saker samtidigt. Du har bara 100 % fokus, gör du 5 saker samtidigt får varje uppgift 20 % av din koncentration. Det innebär oftast att den tar längre tid och att den blir av sämre kvalité. Gör hellre en sak i taget, när den är färdig eller du inte kan komma längre just nu. Gå över till nästa.

· Viktigt? Brådskande?: Har du svårt att se var du ska börja?Ställ dig de två enkla frågorna; Är uppgiften viktig? Är den brådskande? Svara du jag på båda frågorna, då får den prioritet 1. Svara du ja på viktig, då bör den få prioritet 2. Är den brådskande? Klassa den som prioritet 3. Är den inte viktig eller brådskande, låt den vara.

· Dygnet har bara 24 timmar: Var realistisk när du planerar din tid. Vad är möjligt att utföra på en arbetsdag? Har du ”håltimmar” för oförutsedda händelser? Vi är alla tidsoptimister. Har du bokat in varenda minut av din arbetstid är risken stor att du snabbt kommer efter för att någon eller några uppgifter tagit längre tid än du räknat med.

(Fritt efter mindtools.com)




Livskraftbubblan spricker!

ArbetseffektivitetSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 13:49:03

Livskraftbubblan är på väg att spricka för många av oss, men få av oss vet hur vi kan stoppa att den spricker. Jag fortsätter på temat tid och plockar upp tråden från min kollega Anders Ljungström som skrev om livskraftbubblan i sitt inlägg på gottarbetsliv.se. Hans teori går i korta drag ut på att vi har ett tidskonto där vi kan ta ut ett antal timmar per dag för att hinna med det vi tänkt oss. Så länge vi använder de timmar vi har till förfogande den dagen går allt väl. Men när vi börjar låna timmar och energi från morgondagen, nästa vecka och kanske hela månaden är risken stor att livskraftbubblan spricker. Dvs. vi blir utarbetade och i värsta drabbas vi av hjärntrötthet.

Så hur stoppar vi livskraftbubblan från att spricka? Det är väldigt individuellt beroende på vilka utmaningar just du har. Här är de knep som jag sett ger bäst effekt, i mitt dagliga arbete:

· Mikropauser. Flera studier visar att genom att ta kortare pauser, kan du återhämta dig under arbetsdagen och energi dränaget minimeras. Du kan behålla samma fokus och arbetstempo kontinuerligt under dagen. Finns olika metoder som förespråkar en 5 min-paus varje halv eller hel timme. Pröva dig fram hur ofta du behöver din mikropaus.

· ”Push and pull.” Skapa andrum för dig själv genom att varva din arbetstid och fritid med externa och interna aktiviteter. Externa aktiviteter tenderar att dränera oss på energi, medan interna hjälper oss med återhämtning.
Med externa aktiviteter menas saker som beror på externa önskemål. Din kollega vill snabbt ha hjälp med att lösa ett problem eller din son behöver hjälp med sin matte läxa. Interna aktiviteter innebär uppgifter efter eget huvud och egen planering. T ex fakturering och strategisk planering på jobbet eller att läsa en god bok ute i solen.

· ” 1 tim motion ger 2 tim extra energi.”Alexander Stubb, finsk finansminister och triatlet, skapar mer energi genom att träna. Vad är din metod för att skapa mer tid/energi? Lång promenad, en god bok eller film eller umgås med din familj och vänner? Försök att hitta vad som hjälper dig att snabbare återhämta dig.

· Amortera dina lån.Har du tagit ut tid i förskott är det viktigt att skapa tid för återhämtning. T ex har du jobbat 5 tim. övertid en vecka pg a en viktigt leverans eller deadline. Se till att du tar dig minst lika många timmar ”bara vara” tid, som du har tagit ut i förskott, på helgen eller veckan efter.






Sluta prioritera, skapa mer tid! II

ArbetseffektivitetSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 13:35:52
I förra inlägget skrev jag om Multiplier metoden som hjälper dig att skapa mer tid. Nu kommer nästa steg mot att få mer tid över Fokus tratten.

Innan du börjar med en uppgift ska du fundera över följande:

  • Kan jag utesluta uppgiften? Är det något jag verkligen behöver göra eller är det något som jag inte vågat säga nej till? Utför inte en arbetsuppgift av slentrian bara för att du alltid har gjort den.
  • Kan jag automatisera eller förenkla den? Här är det fokus på ROTi (Return on Time) och skapa mer tid i framtiden, som jag skrev om i förra inlägget.
  • Kan jag delegera? Många av oss har svårt att delegera uppgifter, kanske för att vi vill ha det gjort på ett speciellt sätt eller att det går fortare om jag gör det själv. Enligt Multiplier metoden så är fokus på att skapa mer tid en tidsinvestering på långsikt. Dvs. om du lägger ner tid på att stötta din kollega så att hen kan utföra den istället, så kommer du i slutändan att få mer tid över att göra annat.

Om uppgiften tagit sig igenom alla stegen och ska göras av dig, har du nästa fråga att ställa dig. Ska jag göra uppgiften nu med en gång eller senare? Väljer du det första alternativet är det bara att koncentrera sig och sätta igång. Väljer du att göra uppgiften vid ett senare tillfälle så väljer du medvetet att skjuta upp den (Procrastinate on Purpose) och uppgiften hamnar överst i tratten igen.

Lycka till med att skapa mer tid!

Se mer om metoden här

Källa: ”Take the Stairs”, Rory Vaden och http://roryvaden.com



Sluta prioritera, skapa mer tid! I

ArbetseffektivitetSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 13:30:19
Upplever du att din ”Att göra”-lista bara växer? Ökar arbetstempot allt mer? Min erfarenhet är att många av oss befinner sig i en situation där du inte ser något slut på din nuvarande situation. Utan situationen blir allt mer uppskruvad. Då kan Multiplier metoden vara något för dig, som fokuserar på att skapa mer tid.

Under 50-talet kom ”Att göra”-listan och fokus på att göra saker snabbare. En effekt av industrialiseringen och löpande bandet tänkandet. På 80-talet började man att prioritera genom att t ex ställa Stephen Covey:s två frågor: Är det viktigt? Är det brådskande? Men att fokusera på det som är viktigt och brådskande ger dig inte mer tid. Utan är snarare ett sätt att planera vad du gör med din tid.

I Multiplier metoden fokuserar du på att skapa mer tid genom att lägga till en tredje dimension till Covey’s två frågor. Är det angeläget? En Multiplier ställer sig frågan: Vad kan jag göra idag som kommer att ge mig mer tid imorgon? Hen fokuserar på ROTi (Return on Time) dvs. att hitta sätt att förenkla eller snabba upp dagens uppgifter. Så att du får mer tid över i framtiden. T ex avsätter du tid för att skapa mall för agenda och mötesprotokoll idag, kommer din mötesadministration att minska i framtiden. Det kan ge större effekt än du tror. Jag hjälpte för ett tag sedan en avdelning att se över sina mötesrutiner och de gick ner från 3 tim till 1 tim per möte. De hade möten var 14:e dag och var ca 10 person. ROTi per möte blev 20 tim (2 tim x 10 personer) och per månad fick de en ROTi på 40 tim.

Lycka till med att skapa mer tid!

Se mer om metoden här

Källa: ”Take the Stairs”, Rory Vaden och http://roryvaden.com




« FöregåendeNästa »