Jobba mindre, få mer gjort!

Jobba mindre, få mer gjort!

Om bloggen

Välkommen till jakten på den perfekta arbetsdagen. Hur ser den ut för dig och för ditt företag? Få tips och idéer om hur du stressar mindre och får mer gjort. Här har jag sparat mina bästa inlägg sedan 2010. Hoppas att du hittar något som just du behöver.

Skapa drivna team

Växande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:39:26

Att skapa högpresterande självgående team, behöver inte vara svårt att skapa. Det handlar om ramar, tillit och stöd.

Jag har haft förmånen att skapa drivna team och lära ut hur du gör. Är fascinerad av hur kvalitén på arbetet förbättras och hur mycket mer motiverade medarbetarna blir. Så hur skapar och leder man resultatbaserade arbetsmiljöer? Här kommer några tips.

1. Skapa ramar Det är viktigt att medarbetarna förstår vad som förväntas av dem. Skapa ramarna för gruppen genom att göra en avdelnings/enhets beskrivning av vad de förväntas leverera och när. Den ska vara ha tydlig och ha mätbara mål. Skapa beskrivningen och målen tillsammans med gruppen, så ökar förståelsen för vad som förväntas och de blir mer motiverade.

2. Ta fram en jobbeskrivning
Om gruppmedlemmarna har olika arbetsuppgifter, behövs även en mätbar beskrivning med deadlines på individ nivå. Ta därför tillsammans fram en jobbeskrivning. Undvik att gå in på hur det ska göras, fokusera istället på vad som ska levereras och när det ska vara klart.

3. Visa förtroende
För att skapa ett självgående team krävs en hel del tid att stötta hela gruppen och individen. Hur lång tid det tar innan de är högpresterande beror på hur självständiga de är från början och hur erfarna de är på sina arbetsuppgifter. Det viktiga är att du som ledare inte lägger dig i deras arbete på detaljnivå, utan visar att du tror på deras förmåga och finns där om de har frågor eller funderingar. När medarbetaren vill ha en diskussion på detaljnivå undvik att ge konkreta svar, be hen istället ta fram olika alternativa lösningar som ni kan diskutera för och emot.

4. Bevaka det dagliga arbetet
Sätt upp en rutin tillsammans med teamet hur ni hanterar uppföljning. Vill ni ha dag-, vecko- eller månadsmöten? Vad ska följas upp under mötet? Var även tydlig med att ev. förseningar eller uppkomna problem flaggas upp så snabbt som möjligt.
En av utmaningarna på medarbetarnivå är att förstå vilken kvalitetsnivån som förväntas. Det gäller både de som under- och överprestaterar.

(Fritt från ”Why work sucks and how to fix it”, Cali Ressler och Jody Thompson och mindtools.com)








Expandera snabbare

Växande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:37:22


Skapa kontroll i kaoset

Växande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:25:36


Att skala upp och växa snabbt innebär att kontinuerligt behöva omvärdera det mesta inom organisationen och sitt arbete. Det kräver mycket av dig och dina medarbetare, för att orka hålla fokus och fortsätta mot målet. Även om stegen dit behöver justeras längs vägen. För att skapa en mer hanterlig situation, kan du jobba med två metoder:

Horisontell och vertikal kontroll.

Det innebär att genom att skriva ner allt som är på gång just nu på t ex ”post it”-lappar. Varje ny uppgift eller projekt ska ha en egen lapp. När du skrivit ner alla tankar som dyker upp, skapa en överblick av helheten (horisontell kontroll) genom att se över vilka aktiviteter som är på gång just nu. Gå sedan vidare genom att studera varje enskild lapp innebär och vilka steg du behöver ta för att genomföra uppgiften (vertikal kontroll).

Inre och yttre effektivitet

Gå sedan tillbaka och titta över helheten, bestäm vilka arbetsuppgifter/projekt som bör prioriteras utifrån din nuvarande situation (yttre effektivitet). När du väl bestämt vad och i vilken ordning du ska utför dem, ta en sak i taget. Se till att du har tillräckligt med tid och fokus på varje uppgift för att få den rätt (inre effektivitet). Gå sedan vidare till nästa uppgift.

Nu har du en formel som hjälper dig att hålla fokus och garanterat frigör tid från onödigt arbete.





Anställa eller inte?

Växande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:24:07

De senaste veckorna har jag pratat med olika företag och de har nästa alla haft samma tema. Vi har för mycket att göra men har inte ekonomin eller tillräckligt att göra för att anställa någon på heltid. Hur ska vi göra? Det är alltid svårt att veta när det är dags att skala upp organisationen och bli fler.

Min erfarenhet är att börjar du med att se över hur den nuvarande medarbetaren eller avdelningen jobbar, kan du oftast avvakta med att anställa. Ställ er frågorna; Kan vi göra saker snabbare eller enklare? Finns det tidstjuvar eller flaskhalsar? Hur mycket värdebaserad eller fakturerbar tid har vi? Fokuserar vi på rätt saker? Först om detta inte ger tillräcklig effekt kan du börja fundera på att anställa fler medarbetare.



Snabb-fix, sällan bästa lösningen

Växande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:22:52

När tempot är högt i organisationen är det lätt att ignorera saker som inte fungerar alternativt hitta en snabb lösning för att få det att fungera för stunden. Händer det någon enstaka gång är det helt rätt taktik, men om det händer fler gånger eller tom varje gång något görs. Det är då vi börjar slösa med vår dyrbara tid och det är dags att hitta en mer långsiktig lösning. Då kan följande metod fungera:

Avsätt lite tid och ställ dig 5 ”Varför?”-frågor. Det kan t ex handla om leveransförseningar.

1. Varför blir våra leveranser försenade? Adressen på paketen är inte alltid korrekt.

2. Varför är inte adressen korrekt? Det saknas uppgifter på adresslappen.

3. Varför saknas det uppgifter på adresslappen? Uppgifterna i ordersystemet är inte tillräckliga.

4. Varför saknas det uppgifter i ordersystemet? För att man missat att ange korrekt adress vid orderregistreringen.

5. Varför har man missat att ange en korrekt adress vid orderregistreringen? För att den som registrerar ordern inte är informerad om att adressen används som leveransadress på paketen.

Lösning: Informera den som registrera order om att det är viktig att få den korrekta leveransadressen från kunden och registrera den på ordern.





Att leda en växande organisation II

Växande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:21:14

Hur lyckas du övervinna trögheten i organisationen och få igång tillväxt processen? Här kommer andra delen av Dr John Kotters metod att leda organisationer i förändring. Första delen handlade om att skapa en vision och få igång processen. Denna del handlar om att engagera och aktivera alla medarbetare för att sätta fart på processen och få den i mål. Här är de avslutande metodstegen:

· Sprid visionen: För att aktivera fler medarbetare behöver de få information om varför processen är nödvändig och få dem att förstå visionen och målet med tillväxten. Ta hjälp av förtruppen som redan anammat idén och låt dem sprida budskapet.

· Skapa handlingsutrymme: Gör det möjligt för medarbetarna att få ta egna beslut och initiativ för att komma framåt. Att själv kunna påverka hur man kommer fram till målet är en viktig drivkraft.

· Skapa delmål och fira dem: Gör förändringsarbetet mer greppbart och visa på att arbetet går framåt genom att sätt upp mindre mål under vägens gång. Var noga med att synliggöra att de nåtts och fira att man tagit ett steg till framåt.

· Håll tempot uppe: Att nå en ny vision tar tid och kräver mycket engagemang och tid från hela organisationen. Var uthållig, entusiasmera och stötta medarbetarna, så att processen går framåt.

· Skapa en ny organisationskultur: Ju fler av de nya arbetssätten som blir till vardagsrutiner, desto snabbare nås det nya målet och det skapas en ny organisationskultur. Det först när du lyckats skapat den nya organisationskulturen som förändringen verkligen är anammad av hela organisationen.

(Fritt från John Kotter ”Our Iceberg is melting”)



Att leda en växande organisation

Växande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:20:03

För att leda en växande organisation krävs andra metoder och verktyg än traditionellt ledarskap. I förra inlägget skrev jag om vår inbyggda tröghet att vilja förändra saker. Dagens inlägg handlar om hur du lyckas övervinna trögheten och får igång tillväxt processen.

Dr John Kotter har under fyra decennier studerat hur ledare och organisationer lyckas omvandla och genomföra sina strategier. Utifrån sina studier har han identifierat framgångsfaktorerna och skapat en arbetsmetod för att leda organisationer i förändring. De första metodstegen är:

· Nödvändigt: För att få bukt med vår inbyggda tröghet och ovilja att förändra, är det viktigt att så många medarbetare som möjligt inser att förändringen är angelägen för deras egen och företagets skull. T ex växer inte organisationen och anpassar sig till de nya förutsättningarna kommer den att på sikt att dö ut och läggas ner.

· Förtrupp: I varje organisation finns det medarbetare som gillar nya utmaningar och nya idéer. Utnyttja deras nyfikenhet, driv och engagemang och skapa en ”förtrupp” som får igång tillväxt processen. Plocka gärna medarbetare från olika delar av organisationen för att skapa en bred förståelse för vad som krävs för att komma vidare och lättare kunna sprida budskapet genom hela organisationen. Ge ”förtruppen” befogenheter att fatta genomtänkta beslut och driva frågan i sin del av organisationen.

· Strategi och vision: Ta fram ramar och mål med tillväxten. Genom att skapa en strategi och vision är det lättare att sprida förståelse för tillväxten inom organisationen. Det skapar förutsättningar för att alla driver utvecklingen åt samma håll. Det förenklar också de beslut som behöver tas på olika nivåer inom organisationen.

(Fritt från John Kotter ”Our Iceberg is melting”)





"Växtvärk" eller smidig tillväxt? - Konsten att växa optimalt II

Växande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:18:04

Hur anpassar du en organisation till omvärldens krav och gör den mer adaptiv till nya förutsättningar? Det är alltid en balansgång mellan att hitta fungerande effektiva arbetsprocesser och rutiner mot strävan att anpassa sig efter nya förutsättningar från kunder och leverantörer. Blir justeringarna för stora eller för ofta tenderar produktiviteten att gå ner. Det gäller därför att ha fingertoppskänslan för när våra rutiner behöver justeras och hur mycket vi mäktar med.

Vi människor är av naturen lata dvs. vår hjärna vill göra av med så lite energi som möjligt för att spara energi till ”sämre” dagar. Det innebär att vi föredrar att göra saker som vi ”alltid har gjort”, då det kräver minimalt med energi. Kan därför ta tid att få igenom en justering. Framför allt om de befintliga arbetsprocesserna och rutinerna har funnits en längre period och är väl förankrade hos medarbetarna. Men min erfarenhet är att ju mer organisationen blir van vid mindre förbättringar över tid. Desto lättare och snabbare går det att genomföra dem.

Att låta medarbetarna själva driva förbättringarna framåt, är ett enkelt sätt att hitta bra lösningar och motivera till snabbare genomförande. Många medarbetare har redan hittat knep att anpassa sig efter de nya omvärldskraven, som de andra kan ha hjälp av. Ta även hjälp av de nyanställda som ofta har med sig egna erfarenheter om hur rutiner och datasystem kan förbättras. Det som krävs för att få igång diskussionen är att sätta upp ett mål för att justera arbetsprocesserna och se till att dialogen förs kontinuerligt och framåt.



Nästa »