Jobba mindre, få mer gjort!

Jobba mindre, få mer gjort!

Om bloggen

Välkommen till jakten på den perfekta arbetsdagen. Hur ser den ut för dig och för ditt företag? Få tips och idéer om hur du stressar mindre och får mer gjort. Här har jag sparat mina bästa inlägg sedan 2010. Hoppas att du hittar något som just du behöver.

"Växtvärk" eller smidig tillväxt? - Konsten att växa optimalt

Växande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:16:54

Hur skalar du snabbt upp en organisation och förbereder den på fortsatt expansion? I förra blogginlägget skrev jag om internt mentorskap dvs. att låta en erfaren medarbetare lära upp den nyanställde. Idag funderar jag kring arbetsrutiner och vad som händer när en organisation går från några enstaka medarbetare till det dubbla eller mer.

I en liten organisation är det oftast en enskild person, som utför vissa arbetsuppgifter. Med ev. en ”reserv” person som stöttar vid ledighet och sjukdom. Redan när det anställs en ny medarbetare i samma roll, är det mycket värt att göra en arbetsbeskrivning för rollen. Skriv den gärna tillsammans med den nya medarbetaren, så får ni naturligt svar på de frågor och funderingar som en nyanställd kan ha. Arbetsbeskrivningen kan sedan användas som en checklista för den nyanställde och framtida nyanställda. Samtidigt som den avlastar den erfarna medarbetaren.

Växer organisationen snabbt med många nya medarbetare under en kort period, är det värt att titta över det nuvarande arbetssättet. Ställ er frågorna: Om vi skulle gå från en medarbetare till fem eller tio på samma arbetsroll. Hur skulle våra nuvarande rutiner fungera? Behöver vi något ny hanteringsprocess eller datasystem, som hjälper oss hålla reda på det som händer i organisationen? T ex dokument-, affärs- eller ärendesystem.

När ni hittat ett bra sätt att skala upp ert nuvarande arbetssätt, försök att införa det så snabbt som möjligt. För att smidigt skala upp organisationen. Var även medveten om att vid snabb tillväxt kan även förutsättningarna ändras snabbt. Ta därför för vana att kontinuerligt samla medarbetarna med samma arbetsroll för att stämma av hur det funkar och ev. uppdatera rutinerna och arbetsbeskrivningen.



"Växtvärk" eller synergi? - Konsten att växa optimalt

Växande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:15:45

Att låta organisationen växa över tid är ofta en av grundstenar i bolagsstrategin. Men hur skalar du upp en organisation utan att tappa styrfart? Inte alltid helt lätt att hitta rätt tillväxt grad och i vissa fall ökar efterfrågan snabbt och forcera fram en snabb expansion. Att snabbt anställa fler medarbetare och öka produktionskapaciteten behöver inte automatiskt betyda att produktionen ökar.

Min erfarenhet är att du lyckas bättre och får snabbare igång de nya nyanställda genom att jobba med internt mentorskap. Det innebär att de erfarna medarbetarna avsätter en del av sin arbetstid den första tiden att informera och visa de nyanställda de nya arbetsuppgifterna. För att så snabbt som möjligt dela ut arbetsuppgifter på lagom nivå att utföra själv. Vart efter medarbetaren blir allt mer van vid de nya arbetsuppgifterna, så växer svårighetsgraden/komplexiteten på uppgifterna. För att till slut ha en självständig medarbetare som bara undantagsvis behöver stämma av med sin mentor.

Detta innebär givetvis en hel del mer arbete i början för de erfarna om de inte kan få avlastning av sina lika erfarna medarbetare. Men fördelen är att den nya medarbetaren snabbare får upp produktiviteten och med bättre kvalité än om de bara får en introduktion och därefter förväntas utföra alla arbetsuppgifter med en gång. Hur lång inlärningstiden är beror givetvis på hur komplexa arbetsuppgifterna är och hur snabbt medarbetaren kan ta till sig de nya uppgifterna. Men med en individuell inlärningsprocess är chansen betydligt större att slippa göra om uppgifter som blivit fel och med rätt kvalité.



« Föregående