Jobba mindre, få mer gjort!

GDPR stressArbetseffektivitet

Skapad av Eva Jansén 11 maj, 2018 10:03:50

Blog image
25 maj 2018 är ett datum många organisationer oroar sig över just nu. Det är då den nya personuppgiftslagen träder i kraft som ska gälla i hela EU. F.n. hjälper jag några organisationer att hitta rätt i lagtextdjungeln och försöka förstå vad den innebär. Vilket inte är helt lätt då det finns lika många tolkningar som det finns jurister och ännu inga domar som kan guida oss hur vi ska tänka. Gör man fel kan det innebära höga böter.

Vad har detta med mitt ämnesområde att göra? Jo, GDPR lagen handlar bara om sunt förnuft.

1. Skapa en så säker IT-miljö som möjligt för att undvika att obehöriga får till gång till personuppgifter. Gäller både externa eller interna personer.

2. Rensa kontinuerligt bland mejl och dokument. Ta bort personuppgifter som inte längre är aktuella. Kunduppgifter t ex får bara sparas 1 år efter att du sålt något till dem.

3. Fundera över vad du skriver och bifogar i mejl. Skickar du mycket personuppgifter och känsliga uppgifter i dokument? Det går att kryptera mejl så att det blir svårare att komma åt dem.

Dra fördelen av denna massresning och tänk till kring dokument- och mejlstruktur och arkiveringsrutiner. Det kommer att ge en snabbare informationshantering och betydligt mindre mejlstress.

Lycka till!

Är ni rustade för förändring?Förändringsarbete

Skapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:51:38

Omorganisation? Nya medarbetare? Nya arbetssystem eller rutiner? Oavsett vad som ska justeras eller förbättras, krävs förberedelser och uthållighet innan den fallit på plats. Här kommer en checklista på vad som krävs

Blog image





Jobba hemifrån - går det att få något gjort? Lärande organisation

Skapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:47:22

Blog image

Går det att vara produktiv även utanför kontoret? Blir det mer eller mindre gjort om du jobbar hemma? Detta är en pågående diskussion där båda parter hävdar att deras sätt är mer produktivt än det andra. IBM t ex har testat att låta sina medarbetare jobba utanför kontoret. De har numera beslutat sig för att flytta tillbaka till kontoret. Medan en hel de andra företag t ex GitLab, Buffer och Zapier helt har övergivit idén med att ha ett gemensamt kontor. Så hur blir du produktiv genom att jobba hemma? Här kommer några tips:

· Skapa en arbetsplats. Jobbar du hemifrån är det viktigt att ha en bestämd plats att jobba på. Då blir det lättare att fokusera på jobb och mindre frestande att göra annat. Det är också lättare att koppla bort ”jobbtänket” efter ditt arbetspass.

· Sätt upp en rutin för när du ska jobba. Utan rutin är det lätt att inte hinna med det du ska alternativt jobba för många timmar per dag.

· Var noga med att ta dina raster och lunch för att behålla energi och fokus.

· Om du behöver gå ifrån, var noga med att ange att du är borta och när du är tillbaka. Så slipper kollegor och andra jaga dig i onödan.

· Försöka att ha så många videomöten som möjligt. Det är lättare att kommunicera genom att se en person, inte bara lyssna på deras röst. ”En bild säger mer än tusen ord”.

(Källa: Trello blogg)



Företagsanda, bra för affärerna?Lärande organisation

Skapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:46:13

Blog image

En bra företagsanda kan avgöra om ett företag överlever eller ej, påstår Howard Schultz, fd. VD och numera styrelseordförande för Starbucks. Howard köpte Starbucks 1987 och har skapat det till det världsomspännande organisation det är idag.

Inom 10 år växte företaget från 6 till 50 kaffebutiker med främsta fokus på att serva sina kunder och ta hand om sina medarbetare. De växte snabbt genom att skapa små enheter, som gav personlig service och skapade en vi-känsla bland medarbetarna. Företagets motto: ”One person, one cup, and one neighborhood at the time.” Howard var även mån om att medarbetarna skulle känna att de var delaktiga i sin organisation och lät dem bl.a. bli delägare. Företaget blomstrade och Howard valde att lämna företaget för andra åtaganden.

Under början på 2000-talet började det gå dåligt för Starbucks och Howard kallades in för att se över situationen. Han upptäckte då att man på vägen tappat bort företagsandan och var mer koncentrerad på resultatrapporterna. Han valde då att flyga in 10 000 av sina 40 000 medarbetare från hela världen för en 4-dagars teambuilding träff. Där förklarade han att vi inte kommer att överleva som företag om vi inte hittar en lösning tillsammans. Hans ledarskap utgår ifrån att medarbetarna kan vända detta och om han stöttar dem för att lyckas med utmaningen. Efter träffen började arbetet att återuppbygga företagsandan och företaget. Man fokuserade åter igen på att serva sina kunder på ett personligt sätt och att skapa engagerade medarbetare. Hur det gick? Starbucks går bra numera och har över 22 000 kaffebutiker över hela världen.

(Källa: Intervju med Howard Schultz, Oprah Winfrey)



What´s life?Arbetseffektivitet

Skapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:44:38

Blog image

Bli av med julstressenArbetseffektivitet

Skapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:42:43

Blog image

Börjar julen och julafton kom allt närmare samtidigt som Att göra listan bara växer och växer? Lugn du är inte ensam att känna så. Det finns enkla knep som gör situationen mer hanterbar.

Studier av vår hjärna visar att har vi mer än 9 saker på gång i vårt korttidsminne, så har vi lätt för att tappa kontrollen, bli stressade och uppleva att situationen känns ohanterlig. För att skapa en mer hanterlig situation, kan du jobba med horisontell och vertikalkontroll. Det innebär att genom att skriva ner allt som snurrar runt i ditt huvud på t ex ”post it”-lappar. Varje ny tanke ska ha en egen lapp. När du skrivit ner alla tankar som dyker upp, skapa en överblick av helheten (horisontell kontroll) genom att se över vilka aktiviteter som är på gång just nu. Gå sedan vidare genom att studera varje enskild lapp innebär och vilka steg du behöver ta för att genomföra uppgiften (vertikal kontroll).

Nästa steg är att besluta var du ska börja. Här kan du placera dina lappar i olika grupper/kolumner på t ex en anslagstavla. Dela upp dem i; Att göra, Idag, Pågående och Avslutat. Där Att göra kolumnen används för alla uppgifter/lappar som inte påbörjats. I Idag kolumnen placerar du de uppgifter som du tänkt göra idag. I Pågående kolumnen placerar du uppgifter som du ska jobba vidare med eller väntar svar på. Den mentalt bästa kolumnen är givetvis Avslutat, där du placerar de uppgifter som är färdiga.

För er som inte vill jobba med fysiska ”post it”-lappar på din arbetsplats. Kan man istället använda sig av ett Kanban program på nätet, t ex kanbanflow.com eller Trello.com.

Garanterat ett bra verktyg för att minska på stressen och skapa en känsla av kontroll!

Önskar dig en riktigt god och mindre stressad decembermånad!







Idésprutorna - tillgång eller gissel?Lärande organisation

Skapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:40:54

Blog imageKreativa människor är de en tillgång eller skapar de mer oreda än arbetsro? Under hösten har jag haft nöjet att jobba med olika typer av uppdrag, som fått mig att reflektera över hur idésprutorna agerar och hur de tas emot i olika organisationer. I många av organisationerna har man ingen beredskap för att hantera alla idéer och kreativitet, utan är osäkra på hur man hanterar situationen.

För ett snabbväxande företag kan idésprutorna vara en stor tillgång och de kan dessutom få med sig kollegorna att fundera kring förbättringspotentialer och öka på den interna drivkraften. Oftast är de nyanställda som ännu inte blivit ”hemmablind”. De ser lättare helheten och upptäcker därmed dubbelarbete, onödiga arbetsrutiner och kan se smidigare arbetssätt.

Utmaningen att leda idésprutor är att få dem att styra mot uppsatta mål och hitta förbättringspotentialer inom organisationens ramar. Plocka ut och genomför de punkter som är relevanta och för organisationen framåt. Låt även personen få möjlighet att påverka sin egen arbetssituation och inte detaljstyra deras arbete. Då tappar de lätt drivkraften och därmed produktiviteten.

Det allra viktigaste är att du tar dig tiden att lyssna på alla idéer som dyker upp. De idésprutor jag lyssnat på i höst har haft fokus på konkurrenskraftigare produkter/tjänster och bättre förutsättningar för tillväxt. Alltså en riktig tillgång för organisationen.



Skapa drivna team Växande organisation

Skapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:39:26

Blog image

Att skapa högpresterande självgående team, behöver inte vara svårt att skapa. Det handlar om ramar, tillit och stöd.

Jag har haft förmånen att skapa drivna team och lära ut hur du gör. Är fascinerad av hur kvalitén på arbetet förbättras och hur mycket mer motiverade medarbetarna blir. Så hur skapar och leder man resultatbaserade arbetsmiljöer? Här kommer några tips.

1. Skapa ramar Det är viktigt att medarbetarna förstår vad som förväntas av dem. Skapa ramarna för gruppen genom att göra en avdelnings/enhets beskrivning av vad de förväntas leverera och när. Den ska vara ha tydlig och ha mätbara mål. Skapa beskrivningen och målen tillsammans med gruppen, så ökar förståelsen för vad som förväntas och de blir mer motiverade.

2. Ta fram en jobbeskrivning
Om gruppmedlemmarna har olika arbetsuppgifter, behövs även en mätbar beskrivning med deadlines på individ nivå. Ta därför tillsammans fram en jobbeskrivning. Undvik att gå in på hur det ska göras, fokusera istället på vad som ska levereras och när det ska vara klart.

3. Visa förtroende
För att skapa ett självgående team krävs en hel del tid att stötta hela gruppen och individen. Hur lång tid det tar innan de är högpresterande beror på hur självständiga de är från början och hur erfarna de är på sina arbetsuppgifter. Det viktiga är att du som ledare inte lägger dig i deras arbete på detaljnivå, utan visar att du tror på deras förmåga och finns där om de har frågor eller funderingar. När medarbetaren vill ha en diskussion på detaljnivå undvik att ge konkreta svar, be hen istället ta fram olika alternativa lösningar som ni kan diskutera för och emot.

4. Bevaka det dagliga arbetet
Sätt upp en rutin tillsammans med teamet hur ni hanterar uppföljning. Vill ni ha dag-, vecko- eller månadsmöten? Vad ska följas upp under mötet? Var även tydlig med att ev. förseningar eller uppkomna problem flaggas upp så snabbt som möjligt.
En av utmaningarna på medarbetarnivå är att förstå vilken kvalitetsnivån som förväntas. Det gäller både de som under- och överprestaterar.

(Fritt från ”Why work sucks and how to fix it”, Cali Ressler och Jody Thompson och mindtools.com)