Jobba mindre, få mer gjort!

Jobba mindre, få mer gjort!

Om bloggen

Välkommen till jakten på den perfekta arbetsdagen. Hur ser den ut för dig och för ditt företag? Få tips och idéer om hur du stressar mindre och får mer gjort. Här har jag sparat mina bästa inlägg sedan 2010. Hoppas att du hittar något som just du behöver.

Expandera snabbare

Växande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:37:22


Öka grupproduktiviteten: Pessimisten

Lärande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:36:33

Detta är den tredje delen om hur du får mer gjort i din arbetsgrupp. Se de andra inläggen här: perfektionisten och latmasken. Pessimisten är personen som förutsätter att saker inte kommer att slå väl ut och ifrågasätter alla förändringar. Att vara proaktiv och ha alternativa handlingsplaner om något problem dyker upp samt att försöka se nya idéer från andra vinklar är sunt. Men om det leder till att arbetet stannar av i gruppen eller att det inte vidareutvecklas utifrån nya förutsättningar. Då är det dags att ta itu med den negativa attityden:

· Pessimister har oftast en tendens att bara se problem och inga lösningar. Det grundar sig ofta i en vana att förutsätta det värsta. Här behöver personen hjälp att bryta detta mönster. Nästa gång ni ska lösa ett problem ge pessimisten i uppdrag att ta fram minst en lösning. Första gångerna kommer det att gå trögt, ha tålamod. Ju fler gånger personen lär sig att hitta en lösning, desto snabbare bryts mönstret.

· Pessimister tycker ofta om status quo dvs. att allt förblir som de är vana vid. Det innebär att vid förändringar på jobbet, känner sig pessimisten otrygg och motsätter sig en förändring. Denna negativa attityd kan lätt sprida sig inom gruppen och skapa en längre justeringsperiod än önskat. Här gäller det att ta rädslan på allvar och stötta personen. I första steget gäller det att vara lyhörd och låta pessimisten ”prata av” sig om sina farhågor. Först i nästa steg är hen redo att ta till sig dina argument.





Öka grupproduktiviteten: Latmasken

Lärande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:34:13

Här kommer andra delen av tre om hur du får mer gjort i din arbetsgrupp. Se förra inlägget om perfektionisen. Denna gång tar vi upp problematiken med medarbetare som inte jobbar i samma takt som du eller resten av gruppen. Alla jobbar vi i olika tempon och det behöver inte vara negativt, så länge uppgifter levereras i tid och med bra kvalité. Men när del eller slutmål och kvalitén inte hålls. Då är det dags att hitta en lösning. Här kommer några vanliga anledningar och hur du kan få latmasken att bli mer produktiv:

· Ta en diskussion med medarbetaren om hur ni kan förbättra leveranstider på uppgifterna. Oftast är detta personer som är tidsoptimister och påbörjar uppgiften för sent. Hjälp dem därför att planera in när de bör påbörja sitt arbete för att hinna klart i tid. Stötta sedan personen under en period tills hen har lärt sig hur man ska tänka.

· Är det kvalitén på uppgifterna som behöver förbättra, behöver ni diskutera vad som är rätt nivå. Visa gärna exempel på vilken nivå som krävs. På så sätt är det lättare för medarbetaren att göra sig en uppfattning av vad som krävs av hen.

· Var lyhörd för medarbetarens upplevda arbetssituation. Upplever hen att uppgifterna är övermäktiga? Att personen inte har rätt kvalifikationerna att klara av de nuvarande uppgifterna? Ta en diskussion hur ni hittar en lösning. Hjälper det med att ge medarbetaren en kompetenshöjning eller föredrar hen att få nya arbetsuppgifter?

· Var även lyhörd för att det kan finnas externa faktorer som påverkar arbetstempot. Det kan finnas ett sjukt barn/ släkting eller en trasslig relation hemma som tar upp personens fokus och energi. Är så fallet ta en diskussion om hur ni kan lösa situationen. Kan personen få nya eller mindre tidskritiska arbetsuppgifter under tiden?




Öka grupproduktiviteten: Perfektionisten

Lärande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:32:10

Behöver du öka effektiviteten i din grupp? Vill du skaffa dig verktyg att hantera de vanligaste orsakerna till att gruppen har svårt att nå uppsatta mål och slutdatum. Detta är den första delen av tre om hur du får mer gjort i din arbetsgrupp.

Att ha en noggrann gruppmedlem är en tillgång, men när personen tenderar till att fastna på detaljer och aldrig bli färdig. Då är det dags att utveckla egenskapen för att maximera leverans nivån. Här kommer några tips hur du kan stötta perfektionisten att bli mer produktiv:

· Många perfektionister är inte medvetna om att de fastnar i detaljerna och överarbetar sina uppgifter. De behöver därför hjälp att se vilken nivå på arbetet som de förväntas leverera. Börja gärna med att ta en konkret uppgift och diskutera kring den. En viktig fråga som ni kan ställa är ”Vad förväntar sig kunden/mottagaren att vi ska leverera? På vilken nivå” Oftast är personens leveranskrav betydligt högre än den som beställt uppgiften.

· En perfektionist är oftast mer fokuserad på att leverera bra kvalité än på att leverera i tid. Här kan du hjälpa till genom att ta en diskussion om vad det innebär att inte leverera i tid. Ur ekonomiskt- och grupp-perspektiv. Har personen problem med att planera sin tid? Hjälp till att titta på hur man ska tänka och beräkna vad som är rimlig tid för de olika uppgifterna. Oftast blir perfektionisten lättad över att få tidsbegränsningar.

· Då perfektionister gärna vill ha kontroll över sin situation, har de oftast svårt att släppa ifrån sig uppgifter. Det i kombination med de höga kvalitetskraven gör att de har svårt att leverera saker i tid. Stötta därför personen genom att hjälpa hen att prioritera rätt saker och delegera ut de som hamnar lågt på prioriteringslistan. Även detta brukar vara en stor lättnad för perfektionisten att få hjälp med.

Räkna med att det kommer ta lite tid för perfektionisten att anpassa sig till de nya förutsättningarna. Det innebär att du kommer att behöva stötta personen under en tid framåt. Studier visar att det tar minst 3 veckor att bryta gamla vanor och skaffa sig nya. Givetvis kommer det att fallera några gånger, ge då extra stöd. För som Armand Kranjc, vår fd proffsboxare, säger: ” Gick det inte denna gång. Då får jag gå hem och träna lite mer.” Lycka till!






Time flies….

ArbetseffektivitetSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:28:23
Lätt att glömma bort i vår hektiska vardag. Unna dig lyxen att säga nej och prioritera.

Dags att varva ner!

ArbetseffektivitetSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:26:56

Tillhör du dem som har svårt att varva ner under semestern? Hela tiden kommer på dig själv att fundera över olika arbetsuppgifter? Då är det dags att börja varva ner redan nu. Här kommer tips om hur du rensar hjärnan innan semestern och kan fokusera på det just du vill göra av ledigheten.

Skriv ner det som surrar i huvudet på papper eller i datorn. Dela därefter upp punkterna i vad du hinner med att göra innan semestern och vad som kan sparas till när du kommer tillbaka. Gärna två olika listor, så att du inte fastnar i allt du måste göra efter semestern. Stryk uppgifterna på listan när de är färdiga. Det motiverar dig att du kommer framåt. Försök att boka in så lite som möjligt sista veckan. Använd den till att rensa upp, slutföra de sista uppgifterna och att dra ner på tempot.

Dyker det trots allt upp jobbfunderingar även under semestern? Skriv ner dem eller mejla dem till dig själv. För över dem till ”Efter semester”- listan när du är tillbaka på jobbet.

För dig som vill ha en rolig app att skriva ner dina uppgifter i kan jag rekommendera OneNote, Clear eller Evernote. Går att använda på iPhone och Android.



Skapa kontroll i kaoset

Växande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:25:36


Att skala upp och växa snabbt innebär att kontinuerligt behöva omvärdera det mesta inom organisationen och sitt arbete. Det kräver mycket av dig och dina medarbetare, för att orka hålla fokus och fortsätta mot målet. Även om stegen dit behöver justeras längs vägen. För att skapa en mer hanterlig situation, kan du jobba med två metoder:

Horisontell och vertikal kontroll.

Det innebär att genom att skriva ner allt som är på gång just nu på t ex ”post it”-lappar. Varje ny uppgift eller projekt ska ha en egen lapp. När du skrivit ner alla tankar som dyker upp, skapa en överblick av helheten (horisontell kontroll) genom att se över vilka aktiviteter som är på gång just nu. Gå sedan vidare genom att studera varje enskild lapp innebär och vilka steg du behöver ta för att genomföra uppgiften (vertikal kontroll).

Inre och yttre effektivitet

Gå sedan tillbaka och titta över helheten, bestäm vilka arbetsuppgifter/projekt som bör prioriteras utifrån din nuvarande situation (yttre effektivitet). När du väl bestämt vad och i vilken ordning du ska utför dem, ta en sak i taget. Se till att du har tillräckligt med tid och fokus på varje uppgift för att få den rätt (inre effektivitet). Gå sedan vidare till nästa uppgift.

Nu har du en formel som hjälper dig att hålla fokus och garanterat frigör tid från onödigt arbete.





Anställa eller inte?

Växande organisationSkapad av Eva Jansén 09 apr, 2018 14:24:07

De senaste veckorna har jag pratat med olika företag och de har nästa alla haft samma tema. Vi har för mycket att göra men har inte ekonomin eller tillräckligt att göra för att anställa någon på heltid. Hur ska vi göra? Det är alltid svårt att veta när det är dags att skala upp organisationen och bli fler.

Min erfarenhet är att börjar du med att se över hur den nuvarande medarbetaren eller avdelningen jobbar, kan du oftast avvakta med att anställa. Ställ er frågorna; Kan vi göra saker snabbare eller enklare? Finns det tidstjuvar eller flaskhalsar? Hur mycket värdebaserad eller fakturerbar tid har vi? Fokuserar vi på rätt saker? Först om detta inte ger tillräcklig effekt kan du börja fundera på att anställa fler medarbetare.



« FöregåendeNästa »